كيف يبدو يوم مدير المطعم؟ قبل الخدمة وأثناءها وبعد آخر طاولة

يمرّ يوم مدير المطعم بثلاث مراحل. قبل الخدمة يُجري الفحص ويعقد اجتماع الفريق، وأثناءها يدير الصالة كلها لا محطة واحدة، وبعد آخر طاولة يطابق الصندوق ويرسل طلبية الغد ويكتب ملاحظة التسليم. وفوق هذه المراحل طبقة أسبوعية: جدول الورديات ومكالمات الموردين والجرد والتوظيف والفواتير. على هذه الطبقة يتوقف ثقل الوظيفة في الغالب؛ فإن كان لها وقت ثابت في الأسبوع صار اليوم متوقعًا، وإن لم يكن لها وقت وقعت عليك في منتصف الخدمة.

قبل الخدمة: فحص يحدد مسار الليلة

تدخل وفي رأسك قائمة، وعند الباب الخلفي شحنة وصلت للتو. لترتيب الفحص قبل الخدمة وزن، لأن كل خطوة تغيّر ما بعدها.

1. امشِ في الصالة من الباب الأمامي، على طريق الضيف. خطوط الرؤية والطاولة التي تهتز والحرارة والإضاءة تبدو من المدخل غير ما تبدو من نافذة التمرير.
2. خذ من المطبخ قائمة الأصناف النافدة مكتوبةً قبل الاجتماع، فهي تغيّر ما يقترحه النادل على الضيف وما يحق له أن يعد به.
3. اقرأ دفتر الحجوزات قبل الاجتماع لا بعده. حجوزات المجموعات وملاحظات الضيوف والطاولات التي يجب أن تُخلى مبكرًا تغيّر كلها توزيع الأقسام.
4. وزّع الأقسام بصوت مسموع: من على الباب، ومن على البار، ومن يأخذ الطاولات التي لا يريدها أحد.
5. سمِّ شخصًا لكل مقاطعة تتكرر: استلام البضاعة، والهاتف، والضيوف الذين يدخلون دون حجز وقت الذروة.
6. أغلق مسألة واحدة بقيت من الخدمة السابقة. مسألة واحدة، لا القائمة كلها.

أكثر الخطوات أثرًا هي الخامسة. المقاطعة التي لا يحمل أحد اسمها تذهب إلى المدير تلقائيًا، وتظل تأتيه في كل خدمة إلى أن يتولاها شخص بعينه.

قِس مدة هذا الجزء في ثلاث خدمات متتالية. إن طال في كل مرة، فراجع ملاحظة التسليم التي تركتها وردية الإغلاق قبل أن تغيّر الفحص نفسه، لأن الصباح يطول كثيرًا حين تأتي ملاحظة الليلة السابقة ناقصة.

أثناء الخدمة: الصالة كلها لا محطة واحدة

حين تُفتح الأبواب يصبح عملك الصالة بأكملها. تراقب نافذة التمرير والباب في وقت واحد، وتنتقل إلى القسم الذي تأخر، وتُبقي مخطط الجلوس مطابقًا لما يجري فعلًا حتى لا يبتعد دفتر الحجوزات عن الواقع.

بعض القرارات تبقى عندك مهما كان الفريق جيدًا: ماذا تقدّم ضيافةً حين تسوء تجربة طاولة، ومتى تُبقي طاولة شاغرة، ومتى توقف الجلوس.

بقرار إيقاف الجلوس تُربح الوردية أو تُخسر في الغالب. حين لا يلحق المطبخ بالطلبات، فإن إجلاس الضيوف بسرعة أكبر ينقل الانتظار من الباب إلى الطاولة فحسب. والضيف الذي ينتظر والقائمة في يده أقل صبرًا من الذي ينتظر عند الباب، ثم يصل طلب طاولته إلى المطبخ في أسوأ لحظة ممكنة.

يغريك أثناء الخدمة أن تقف على محطة، أو تحمل الأطباق، أو تصب المشروبات. قد يكون هذا صوابًا لدقيقتين، وبعدهما لا يراقب الباب أحد.

بعد آخر طاولة: الصندوق والسجلات وطلبية الغد والتسليم

يبدأ الإغلاق بالمال. طابق النقد ومدفوعات البطاقات مع طلبات اليوم ما دامت الأرقام قابلة للتدقيق، أي ما دام من استلم الدفعة لا يزال في المطعم.

بعد ذلك تأتي سجلات الإغلاق التي يحتفظ بها مطعمك ويوقّعها في اليوم نفسه، أيًّا كانت. ثم طلبية الغد، وإرسالها الآن أسهل منه في الصباح لأن ما خرج الليلة لا يزال أمام عينيك.

آخر ما يُكتب ملاحظة التسليم، وتبقى قصيرة: ما الذي نفد، وما الذي تعطّل، وأي طاولة واجهت مشكلة وكيف انتهت، وما أول ما ينبغي أن تفحصه الوردية التالية. والتسليم الذي لا يوجد إلا في رأس أحدهم يتحول إلى الساعة الأولى من صباح الغد.

الأعمال الأسبوعية التي لا تظهر في جدول الورديات

معظم أسبوع المدير ليس مكتوبًا في جدول الورديات، ومع ذلك يقع عليه. لكل بند في الجدول أدناه نسختان: نسخة هادئة تأخذ موعدًا ثابتًا في الأسبوع، ونسخة عاجلة تظهر في منتصف الخدمة.

الجرد هو البند الذي يؤجله المديرون أكثر من غيره، لأن تخطيه مرة لا يسبب مشكلة ظاهرة في ذلك الأسبوع. وإن كان الجرد والطلبيات يأخذان من وقتك أكثر مما ينبغي، فمقالنا عن أتمتة عمليات المطبخ والمستودع يتناول هذا الجانب الخلفي من العمل.

أعطِ كل بند موعدًا ثابتًا قبل أن يصير عاجلًا، فيصبح اليوم أقرب إلى التوقع. الموعد الثابت لا يقلل حجم العمل، لكنه يمنعه من الظهور في منتصف ليلة مزدحمة.

هل تُحتمل هذه الوظيفة؟ ما الذي يثقلها وما الذي يخففه

من يبحث عن يوم مدير المطعم يدور غالبًا حول سؤال واحد: هل أستطيع الاستمرار في هذا سنوات؟ لا يستطيع أحد من الخارج أن يجيب عن ذلك لمطعمك. الأوضح هو مصدر الثقل.

نادرًا ما يأتي الثقل من الخدمة نفسها. حين يتحدث المديرون الذين تركوا الوظيفة، يصفون أطرافها في الغالب: إغلاق يتأخر لأن الصندوق لم يتطابق، ويوم إجازة يقطعه مورد لا يتصل إلا بالمدير، وأعمال الجدول الأسبوعي تُنجز في الفراغ بين الغداء والعشاء.

ثلاثة تغييرات تخفف هذا الثقل، وليس في أي منها برنامج: أن يكون لكل مقاطعة متكررة صاحب معروف بالاسم، ولكل مهمة أسبوعية موعدها، وأن يُتفق على شكل ثابت لملاحظة التسليم حتى لا تحتاج الوردية التالية إلى الاتصال بك. وإن كان معك مساعد مدير، فتقسيم اليوم بينكما هو أقوى ما تملك من أدوات.

وبعض الأمور لا تتغير. ليلة الجمعة بطاقم ناقص تبقى ليلة بطاقم ناقص، وحين يعتذر أحد بالمرض قبل الافتتاح بساعة، فالذي يغطي مكانه هو أنت في الغالب.

تقسيم اليوم مع مساعد المدير

يغيّر مساعد المدير، ويُسمّى في كثير من السلاسل AGM، شكلَ يوم المدير العام، بشرط أن يُعلَن التقسيم بينهما صراحةً. والطريقتان الشائعتان في التقسيم:

بحسب الوردية. المدير الموجود في الوردية يتولى الصالة والصندوق ويتخذ القرارات حتى نهايتها، وتنقل ملاحظة التسليم كل شيء إلى الآخر. يناسب هذا المطاعم التي تفتح ساعات طويلة ولا يحضر فيها إلا مدير واحد في كل مرة.

بحسب المسؤولية. يأخذ المساعد الصالة وجدول الورديات والخدمة، ويأخذ المدير العام الأرقام والموردين والتوظيف. يناسب هذا المطاعم التي يحضر فيها المديران معظم الأيام.

وإن كنتما في الوردية نفسها، فاتفقا قبل فتح الأبواب على من يأخذ الصالة ومن يأخذ المكتب. إن لم يُقل ذلك، أنجز كل منكما نصف كل عمل ولم يكتمل أي نصف. ولمساعد المدير، هذا في الغالب جواب سؤال «كيف سيكون يومي؟»: يكون على قدر ما سلّمه المدير العام ذلك الصباح.

عُدّ المقاطعات في ثلاث خدمات

الذاكرة سجل رديء لخدمة مزدحمة، إذ يبقى فيها الأعلى صوتًا لا الأكثر تكرارًا. ثلاث خدمات من العد تخبرك أكثر من شهر من الانطباعات، والعد كله يتسع على ظهر ورقة توزيع الأقسام.

1. ضع خطًا كلما سحبك شيء من مهمة قبل أن تنهيها، وأضف حرفًا للسبب: م للمطبخ، وص للصالة، وه للهاتف، وط للطاقم.
2. قِس المدة من وصولك إلى نهاية اجتماع الفريق.
3. عند الإغلاق اكتب سطرين: ما الذي أخذ أطول وقت، وما الذي لم تصل إليه أبدًا.
4. بعد ثلاث خدمات خذ الوسيط لكل رقم، لا المتوسط.

يُفضَّل الوسيط لأن ليلة جمعة سيئة واحدة ترفع المتوسط ولا تقول لك شيئًا عن ليلة عادية. والوسيط هو رقم الخدمة التي تقع في المنتصف.

إن غلب حرف واحد على العد، فهو أول ما يُغيَّر. والحل في الغالب يخص من سُمّي لتلك المقاطعة في الاجتماع، لا سرعة العمل. وإن لم يغلب حرف وظل وقت ما قبل الخدمة طويلًا، فعُد إلى ملاحظة التسليم.

الأصناف النافدة وطلبات الضيوف وشاشة الطلبات في FineDine

بعض المقاطعات التي يلتقطها العد يمكن رفعها عن يوم المدير، وثلاث منها تتغير في لوحة FineDine.

حين ينفد صنف في منتصف الخدمة، يُخفى من محرر القائمة بدل أن ينتقل الخبر شفهيًا من نادل إلى آخر. يتوقف الضيف الذي يقرأ قائمة QR عن طلبه، وتتوقف الصالة عن الوعد بما لم يعد في المطبخ. ولكل صنف لا يُقدَّم إلا في أوقات معيّنة يمكن ضبط أيامه وساعاته، فتتبدل القائمة بين الغداء والعشاء حسب الموعد المضبوط، ولا يعود اجتماع الفريق مضطرًا إلى التذكير بها. لكن النظام لا يعرف وحده أن الصنف انتهى؛ على أحد في المطبخ أن يقول ذلك.

حين يكون الطلب عبر QR مفعّلًا، يستطيع الضيف أن يرسل طلب خدمة من هاتفه، كطلب الحساب أو التنبيه إلى طلب غير صحيح، فيصل إلى الفريق رسالةً بدل يد مرفوعة تنتظر أن يلمحها أحد. وإن كان الطلب متوقفًا، فالقائمة للعرض فقط ولا تظهر هذه الطلبات. أما ما يراه الضيف على الشاشة وما يقوله الفريق عند الطاولة فشرحناه في دليل الطلب الرقمي للضيوف.

وتُتابَع طلبات QR والتوصيل والاستلام على شاشة Orders واحدة، مقسّمة إلى جارية وجاهزة ومغلقة. وإن كنت تستقبل التوصيل عبر قناتك الخاصة، فمقالنا عن زيادة الطلبات عبر الإنترنت في مطعمك يتناول هذه القناة. وتتحدّث طبقة التحليلات FineDine IQ كل ساعة، فالرقم الذي تنظر إليه أثناء النهار رقم اليوم لا الأمس.

لن يقرر البرنامج هل تُقدَّم ضيافة لطاولة، ولن يغطي قسمًا حين يعتذر أحد بالمرض، ولن يشرح لماذا تحرك رقم. يُظهر التقرير ما حدث، ويبقى البحث عن السبب عليك. وما تشمله كل باقة يتغير مع الوقت، فراجع القائمة الحالية في صفحة الأسعار. ولترى كيف يناسب هذا مخطط صالتك وساعات عملك وحركة حجوزاتك، يمكنك طلب عرض توضيحي من FineDine.