Software de gestão de mesas: como escolher pelo funcionamento real da sua sala

O software de gestão de mesas reúne num único ecrã a planta da sala, o estado de cada mesa, as reservas e os clientes que chegam sem reserva. Num sábado à noite, quem está à porta lê no ecrã que mesa fica livre primeiro e onde vai sentar-se cada reserva. Escolher bem resume-se a três perguntas: compensa-lhe mais uma mensalidade fixa ou uma taxa por cliente? Precisa de uma rede que lhe traga clientes novos? O software troca informação com o seu POS?

O que o software faz durante o serviço e onde deixa de fazer

Em serviço, o software mostra a sala como um mapa, com o estado de cada mesa: livre, ocupada, paga, a ser montada de novo. Guarda o livro de reservas e, quando entra alguém sem marcação, senta-o tendo esse livro em conta. Alguns produtos juntam uma lista de espera que avisa o cliente por SMS quando a mesa fica pronta.

Os fornecedores gostam de esbater as fronteiras, por isso vale a pena traçá-las. O POS emite a conta e recebe o pagamento. O CRM guarda o histórico do cliente depois de ele sair. A gestão de mesas fica no meio: sabe quem está na mesa 12 e há quanto tempo, mas sozinha não sabe o que se pediu nem se aquele cliente já cá esteve. Por isso, quase todas as perguntas de integração se resumem a uma só: como é que estas três peças passam a informação umas às outras.

Mensalidade fixa ou taxa por cliente

Faça a conta de um mês cheio antes de comparar funcionalidades, porque é o modelo de preço que a decide.

A mensalidade fixa custa o mesmo num fevereiro fraco e em dezembro. A taxa por cliente sobe com as noites cheias e costuma aplicar-se às reservas que entram pelo canal do fornecedor. A quem cobra por cliente, pergunte que clientes entram na conta. Só os que descobriram a casa na plataforma? Ou também os habituais, que teriam telefonado de qualquer forma e reservaram pela app porque estava à mão?

Para comparar, pegue nos clientes do mês mais forte dos últimos três e separe-os pela origem da reserva: telefone, chegada sem reserva, site próprio, app de terceiros. Multiplique pela taxa só a parte que o fornecedor cobraria, some a mensalidade dele se também cobrar uma e compare o total com o preço fixo mensal da outra opção.

Há planos gratuitos em toda a categoria, e o teto aparece sempre nos mesmos sítios: número de mesas, reservas por mês, histórico de relatórios. Com o menu passa-se o mesmo, como se vê ao analisar o que fica grátis num menu QR gratuito e onde deixa de ficar.

Quando compensa pagar por uma rede de clientes

Algumas plataformas de reservas têm uma app para o consumidor, onde as pessoas procuram restaurantes e reservam. É essa rede que se está realmente a pagar, e a taxa por cliente costuma ser a forma de a cobrar.

Compensa quando o que falta são clientes novos: uma casa acabada de abrir, uma zona turística, uma cozinha que as pessoas procuram pelo nome. Num restaurante de bairro, onde a maior parte das mesas vai para quem já conhece o dono, a rede rende muito menos, porque se paga taxa por gente que viria na mesma.

Antes de assinar, pergunte quem fica com a ficha do cliente. Quando alguém reserva pela plataforma, o nome, o telefone e o histórico de visitas entram numa lista que pode exportar, ou ficam presos na app? Se um dia mudar de fornecedor, só leva os clientes que estiverem nessa lista.

Três momentos a pedir numa demonstração com o seu POS

A página de integrações diz pouco. Numa demonstração ao vivo, peça ao fornecedor que mostre três momentos com o seu POS.

Primeiro, que sente clientes numa mesa. Veja se abre uma conta no POS já com o número da mesa ou se o empregado tem de o escrever outra vez. Segundo, que feche a conta. A mesa deve mudar de estado sozinha na planta; se não mudar, quem está na receção continua a dar voltas à sala para saber quem já pagou. Terceiro, que procure um cliente habitual e mostre se o que ele gastou em visitas anteriores aparece algures no ecrã de reservas.

Se o seu POS não está na lista do fornecedor, o software de mesas fica um sistema à parte, com login próprio, e a equipa só o atualiza quando se lembra. É uma razão frequente para, à segunda hora de um serviço cheio, a planta já não bater certo com a sala.

Salas que não precisam de gestão de mesas

Num café de balcão, pede-se na caixa e cada um senta-se onde quer. Não há mesas para atribuir. Um bar que vive de quem entra sem reserva tira pouco de um livro de reservas. Nos dois casos, um menu QR com pedidos por mesa faz mais pelo serviço do que uma planta da sala.

O software também não resolve uma cozinha que não acompanha o ritmo. Se as mesas rodam devagar porque os pedidos ficam parados no passe, sentar os clientes mais depressa só os põe mais tempo à espera na mesa. Meça os tempos dos pedidos antes de culpar a receção.

Compensa claramente numa sala com reservas e clientes sem reserva na mesma noite, com mais de uma zona ou piso, e onde a planta hoje vive na cabeça de quem recebe ou numa folha de papel.

Na FineDine, a planta da sala e o livro de reservas estão em sítios diferentes

Na FineDine a sala e as reservas ficam em dois sítios diferentes, e convém saber isso antes de configurar qualquer um deles.

Em Tables está a sala: lista de mesas e planta, zonas como esplanada, sala interior ou piso de cima, e um código QR por mesa para os pedidos chegarem já com o número da mesa.

As reservas são um módulo à parte, Reservations, em Operate. Aí decide se as reservas são aprovadas automaticamente ou à mão, se o cliente pode cancelar online e escolher uma zona como a esplanada, e que horários e lotações aceita. Os clientes reservam na sua própria página, reserve.finedinemenu.com seguido do nome do seu espaço, e o painel dá-lhe esse endereço em código QR para imprimir ou publicar. A FineDine não é um diretório de restaurantes: estas reservas vêm dos seus próprios clientes, pelo seu próprio link, e não de uma rede que lhe manda desconhecidos.

O pré-pagamento funciona como uma pré-autorização no cartão, não como uma cobrança. O valor da reserva fica retido no cartão do cliente e é libertado automaticamente quando marca a reserva como chegada.

A FineDine não tem lista de espera, por isso, se o seu aperto é a fila de clientes sem reserva à porta nos fins de semana, não é a ferramenta para isso. Em Reports, Table Performance e Waiter Activity Log aparecem como Coming Soon, pelo que o relatório de rotação por mesa ainda não existe.

A FineDine liga-se a sistemas POS como Foodics, Revel, Clover, Epos Now e Simpra; o Marketplace tem a lista completa.

Medir as faltas antes e depois do pré-pagamento

Meça na sua própria sala. O Reservation Report dá o total de reservas, concluídas, canceladas, faltas, tamanho médio do grupo, taxa de conclusão, tendência diária e a divisão por estado e por origem. Anote as faltas e a taxa de conclusão das quatro semanas antes de ativar o pré-pagamento e compare com as quatro semanas depois.

Compare as faltas como percentagem do total de reservas nos dois períodos, porque um mês mais cheio pode subir o número de faltas sem mexer na taxa. Se preferir ver as reservas ao lado das vendas, o FineDine IQ (AI Reports) tem um separador Reservations com comparação face ao período anterior.