Buchungen kommen übers Telefon, über die Website und direkt an der Tür. Im Griff haben Sie sie, wenn alle drei im selben Buch landen und vor dem Service feststeht, wie viele Gäste pro Zeitfenster kommen dürfen, wer eine Buchung bestätigt und was bei einer Absage passiert. Diese Entscheidungen trifft keine Reservierungssoftware für Sie. Sie sorgt aber dafür, dass Ihre Regeln auch am Freitagabend gelten, wenn an der Tür niemand Zeit zum Nachdenken hat. Ob die Regeln gegriffen haben, zeigt der Bericht nach der Schicht.
Ein Buch für Telefon, Website und Laufkundschaft
Doppelbuchungen entstehen dort, wo zwei Listen geführt werden: das Notizbuch am Telefon und die Online-Buchungen auf dem Tablet. Wer am Telefon zusagt, sieht die Online-Buchung von vor zehn Minuten nicht. Und das Tablet weiß nichts vom Zettel an der Kasse.
Deshalb gilt: Eine telefonische Buchung wird eingetragen, solange der Gast noch dran ist, und zwar dort, wo auch die Online-Buchungen landen. Ein Zettel mit „trag ich später ein“ ist genau die Lücke, in die am Samstag die nächste Online-Buchung fällt.
Auch Laufkundschaft kommt ins Buch, wenn sie an einem Tisch sitzt, der später reserviert ist. Dann weiß die Tür, bis wann der Tisch wieder frei sein muss, und kann das dem Gast gleich beim Platznehmen sagen.
Kapazität pro Zeitfenster festlegen, bevor das Telefon klingelt
Am Telefon fragt kaum jemand „Haben Sie noch einen Tisch?“. Gefragt wird „Haben Sie um acht etwas für vier?“. Kapazität heißt also nicht Plätze im Gastraum, sondern Plätze mal Zeit: Wie lange ist ein Tisch bei Ihnen belegt, und wie viele Gäste schafft die Küche, wenn alle gleichzeitig bestellen?
Die Belegungsdauer kennen Sie aus Ihren eigenen Abenden besser als jede Voreinstellung. Mittags wird ein Tisch meist schneller frei als an einem Menüabend, ein Zweier früher als eine Geburtstagsrunde. Schreiben Sie die Werte pro Service auf, also für Mittag, Abend und Wochenende, bevor Sie irgendetwas einstellen. Wer das überspringt, arbeitet mit den Standardwerten des Systems und merkt erst an der Tür, dass sie nicht passen.
Zwei Dinge sollten dabei entschieden sein. Erstens: Halten Sie Plätze für Laufkundschaft zurück? Dann darf online nicht der ganze Saal buchbar sein. Zweitens: Ab welcher Gruppengröße nehmen Sie eine Buchung erst nach Rücksprache mit dem Gast an? Für große Gruppen werden Tische zusammengestellt, und die Küche bekommt alles auf einmal.
Automatisch bestätigen oder jede Buchung selbst prüfen
Bei automatischer Bestätigung hat der Gast sofort seine Zusage, und im Team muss niemand etwas tun. Das System nimmt dann aber alles an, was in Ihre Kapazitätsregeln passt. Sind die Regeln zu großzügig, bestätigt es auch die Buchung, die Sie selbst abgelehnt hätten.
Bei manueller Bestätigung sehen Sie jede Anfrage zuerst: die große Gruppe, den Hinweis auf ein Allergen, den Wunsch nach dem Fenstertisch. Dafür muss jemand antworten. Eine Anfrage, die mitten im Service eingeht und bis zum nächsten Vormittag liegen bleibt, ist für den Gast eine Absage, und er bucht woanders.
Entscheidend ist also, wer in jeder Schicht die offenen Anfragen sieht und beantwortet. Gibt es diese Person nicht, ist automatische Bestätigung mit sauber gesetzten Kapazitäten das ehrlichere Modell.
Absagen leicht machen, damit No-Shows seltener werden
Wer nicht kommen kann, sagt eher ab, wenn er dafür nicht anrufen muss. Am Telefon erreicht er Sie vielleicht mitten im Service nicht, und der Tisch bleibt leer, ohne dass es jemand weiß. Eine Online-Absage gibt den Platz sofort frei, oft noch rechtzeitig für eine neue Buchung oder für Laufkundschaft.
Schärfer ist die Vorauszahlung. Sie hält Gäste davon ab, vorsorglich an drei Orten zu buchen, macht das Buchen aber auch umständlicher. Sinnvoll ist sie dort, wo ein leerer Tisch besonders weh tut: an Feiertagen, bei großen Gruppen, an Abenden mit festem Menü, für das die Küche vorab einkauft. Einen leeren Tisch füllt aber auch die Vorauszahlung nicht.
So setzen Sie die Regeln in FineDine um
Reservations ist in FineDine ein eigenes Modul mit drei Teilen: der Liste aller Reservierungen, Create Reservation für neue Einträge und den Einstellungen. Telefonische Buchungen tragen Sie über Create Reservation selbst ein. So stehen sie in derselben Liste wie die Online-Buchungen.
Unter Settings legen Sie fest, ob Buchungen automatisch oder erst nach Ihrer Prüfung bestätigt werden. Dort erlauben Sie auch die Online-Absage und entscheiden, ob Gäste einen Bereich auswählen können. Die Werte, die Sie pro Service aufgeschrieben haben, kommen in Time & Capacities, damit online nur so viel buchbar ist wie geplant. Halten Sie Plätze für Laufkundschaft zurück, setzen Sie die Kapazität dort niedriger an als den ganzen Saal. Die Vorauszahlung schalten Sie im Reiter Pre-Payment ein.
Die Vorauszahlung läuft dort als Autorisierung. Der Betrag wird auf der Karte des Gastes vorgemerkt und automatisch freigegeben, sobald die Reservierung auf „arrived“ steht. Die Freigabe hängt also an einem Handgriff an der Tür: Ohne diesen Status löst FineDine sie nicht aus. Deshalb gehört das Statussetzen in die Einweisung jeder Schicht.
Den Tischplan suchen Sie unter Reservations vergeblich. Tische und Bereiche wie Terrasse oder Innenraum verwalten Sie unter Settings > Operations > Tables, getrennt vom Reservierungsmodul.
Nach der Schicht: was der Reservierungsbericht zeigt
Unter Reports gibt es einen eigenen Reservation Report. Er zeigt die Gesamtzahl der Reservierungen, abgeschlossene und stornierte Buchungen, No-Shows, die durchschnittliche Gästezahl, die Abschlussquote, den täglichen Verlauf, die Aufschlüsselung nach Status und nach Quelle sowie die Auslastung.
Verlässlich sind diese Zahlen nur, wenn das Team im Service die Status pflegt. Die Abschlussquote zählt nur, was jemand als erledigt markiert hat. Nach einem Abend ohne Statuspflege fällt sie zu niedrig aus, auch wenn alle Gäste da waren.
Im Testzugang zeigt der klassische Reservation Report nur die letzte Woche und verweist für die volle Historie auf ein Upgrade. Daneben hat FineDine IQ (AI Reports) einen eigenen Reiter für Reservierungen.
| Kennzahl | Frage für die nächste Schicht |
|---|---|
| Gesamtzahl der Reservierungen | Wie voll war das Buch im Verhältnis zur eingestellten Kapazität? |
| Abgeschlossene Reservierungen und Abschlussquote | Wie viele Buchungen sind tatsächlich zu Gästen am Tisch geworden? |
| Stornierungen | Wie viele Gäste haben abgesagt, statt einfach nicht zu kommen? |
| No-Shows | An welchen Tagen lohnt sich eine Vorauszahlung oder eine manuelle Bestätigung? |
| Durchschnittliche Gästezahl | Passt die Tischaufteilung zu den Gruppen, die wirklich buchen? |
| Täglicher Verlauf und Auslastung | Welche Tage und Zeiten sind voll, wo ist noch Platz für Laufkundschaft? |
| Aufschlüsselung nach Status und Quelle | Über welchen Weg kommen Ihre Buchungen, und welche Status bleiben offen? |
Frequently Asked Questions
- Wie kommen Gäste an den Buchungslink?
- Jeder Betrieb bekommt in FineDine eine eigene Reservierungsadresse: reserve.finedinemenu.com/ und dahinter der Name Ihres Betriebs. Im Panel können Sie den Link auch als QR-Code herunterladen, etwa für die Website, das Schaufenster oder die Rechnung.
- Gibt es Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS?
- In den Reservierungseinstellungen gibt es dafür den Reiter Notifications. E-Mail-Benachrichtigungen gehören laut Preisseite von FineDine zum Reservierungsmodul. Ob SMS verschickt werden, hängt vom Kontingent Ihres Tarifs ab. Im Testzugang zeigt das Panel null SMS im Monat.
- Wie viele Reservierungen pro Monat sind möglich?
- Das hängt vom Tarif ab. Die aktuellen Zahlen und welche Reservierungsfunktionen in welchem Tarif stecken, finden Sie auf der Preisseite von FineDine. Dort steht auch, was der 14-tägige Testzugang umfasst.
- Sollte Laufkundschaft überhaupt ins Reservierungsbuch?
- Für die Auswertung schon. Der Reservation Report kennt nur, was im Buch steht. Sitzt ein Teil der Gäste ohne Eintrag im Saal, zeigt er für diesen Abend weniger Auslastung und weniger Gäste, als tatsächlich da waren. Und wo noch Platz für Laufkundschaft ist, lässt sich aus dem Bericht dann nicht mehr ablesen.