إدارة طاولات المطعم: الإجلاس ومدة دوران الطاولة وتوزيع أحجامها

الطابور عند منصة الاستقبال يطول، وفي مكان ما من الصالة طاولة فارغة، أو شخصان يجلسان إلى طاولة لأربعة. إدارة طاولات المطعم هي سدّ هذه الفجوة أثناء الخدمة: أن تعرف أي الطاولات شاغرة وأيها محجوز لصاحب حجز، وكم مقعدًا في كل طاولة، وفي أي قسم تقع، ومن ينتظر وعلى أي حجم من الطاولات. وفوق ذلك كله تأتي مدة دوران الطاولة، أي الوقت من جلوس المجموعة حتى تعود الطاولة جاهزة، وعليها تُبنى الخطة. وإذا طال الانتظار والمقاعد فارغة، فالسبب في الغالب واحد من أربعة مواقف نشرحها أدناه، ولا يتعلق أيٌّ منها بعدد الطاولات التي تملكها.

ما يحتاج المضيف إلى رؤيته أثناء الخدمة

خمسة أمور يجب أن تبقى محدَّثة والصالة ممتلئة. إذا تأخر أحدها صارت مدة الانتظار التي تُعلَن عند الباب تخمينًا.

- **الحالة:** شاغرة، أو مشغولة، أو على وشك الانتهاء، أو محجوزة لصاحب حجز، أو تنتظر من يرفع عنها ويرتّبها.
- **السعة:** كم شخصًا تتسع له الطاولة، وما أصغر مجموعة تمنحها إياها في الذروة.
- **القسم:** في أي جزء من الصالة تقع. تراس ممتلئ وصالة خلفية نصف فارغة يستدعيان جوابين مختلفين عند الباب.
- **قائمة الانتظار:** من ينتظر، ومنذ متى، وكم عدد أفراد مجموعته.
- **الحجز التالي** على تلك الطاولة، والوقت الباقي على وصول أصحابه.

لماذا يتكوّن طابور والمقاعد فارغة

قد تفرغ طاولة دون أن يخبر أحدٌ المضيف. دفعت المجموعة الحساب وغادرت، ولم يرفع أحد عن الطاولة أو يؤشّر عليها، وما زال الباب يعلن مدة انتظار.

النوع الثاني من الانتظار سببه تسجيل الحجوزات والزبائن القادمين بلا حجز في مكانين. يختلف دفتر على منصة الاستقبال عن شاشة خلفها في أشد ساعات الخدمة ازدحامًا، فتبقى طاولة محجوزة لمجموعة جلست فعلًا في مكان آخر.

أما الثالث فعدم التطابق بين أحجام المجموعات الداخلة من الباب وأحجام الطاولات في صالتك. كل شخصين تُجلسهما إلى طاولة لأربعة يعطّلان كرسيين طوال الوجبة. في غداء هادئ لا يكلّفك ذلك شيئًا، غير أن هذين الكرسيين في الذروة جزء من مدة الانتظار التي تُعلَن لشخص واقف في الطابور.

والرابع مدة دوران لم يقِسها أحد. تستند الفواصل بين الحجوزات ومدد الانتظار المعلنة حينها إلى إعداد افتراضي في البرنامج أو إلى رقم من مطعم آخر، ولم يُبنَ أيٌّ منهما على قائمة طعامك.

الموقفان الأخيران تستطيع قياسهما من خدماتك أنت، ويكفيهما سجلّ واحد.

سجلّ واحد لمدة الدوران وأحجام المجموعات

يفرض الرقم المستعار من مطعم آخر إيقاعًا قد لا تحتمله قائمتك ولا طريقة خدمتك. تكفي بضع خدمات تمثّل أيامك المعتادة لتقدير أول، ويزداد التقدير موثوقية كلما أضفت إليه أسابيع.

1. سجّل لكل مجموعة وقت جلوسها، ووقت عودة الطاولة جاهزة، وعدد أفرادها، ورقم الطاولة التي أخذتها. افصل الذروة عن الأوقات الهادئة.
2. قسّم مدد الدوران حسب حجم المجموعة، فالطاولة لشخصين والطاولة لستة لا تتصرفان بالطريقة نفسها في الصالة نفسها.
3. ابدأ بالوسيط. قد ترفع بضع جلسات طويلة المتوسط، لذلك يصف الوسيط في الأسابيع الأولى الطاولة المعتادة بدقة أكبر في الغالب.
4. عُدّ المجموعات التي دخلت في الذروة من كل حجم، وضع هذا العدد بجانب عدد طاولاتك من كل حجم.

على مدة الدوران لكل حجم تعتمد في الفواصل بين الحجوزات وفي مدة الانتظار التي تعلنها عند الباب. أما العدد الذي خرجت به من الخطوة الأخيرة فيكشف هل يناسب توزيع طاولاتك الناس الذين يأتون فعلًا.

حين تكون الطاولة لشخصين هي المشكلة

لنفترض أن السجل أظهر أن أغلب مجموعات الذروة من شخصين، بينما أغلب طاولاتك لأربعة. يحجز كل شخصين تُجلسهما إلى طاولة لأربعة كرسيين حتى يغادرا، ولا يستطيع أحد في الطابور استعمالهما.

ويتوقف ما تفعله على الأثاث وعلى نسبة امتلاء صالتك.

- إذا كانت طاولات الأربعة عندك طاولتين صغيرتين مضمومتين، فافصلهما في الذروة وأعد ضمّهما حين تصل مجموعة من أربعة. يأخذ ذلك دقائق من تحريك الأثاث، ويحتاج قاعدة واضحة تحدد من يتولاه.
- إن كانت الطاولات ثابتة، فضع قاعدة للذروة تحدد أصغر مجموعة تجلس إلى طاولة لأربعة، واترك طاولات الشخصين لمن يأتون اثنين. ألغِ القاعدة خارج الذروة، حين لا تخسر شيئًا من طاولة لأربعة فارغة.
- وقد يكون الوضع معكوسًا: مجموعات كبيرة تنتظر وطاولات الشخصين شاغرة. انظر حينها كم طاولة في كل قسم يمكن ضمّها إلى غيرها، وهذا قرار في توزيع الصالة يُتخذ قبل بدء الخدمة.

قد تأتي قاعدة الذروة أيضًا بعكس المطلوب. إبقاء طاولات الأربعة للمجموعات الرباعية قد يترك إحداها فارغة بينما ينتظر شخصان عند الباب. راجع السجل بعد بضع خدمات، وإن وجدت طاولات لأربعة فارغة في الذروة بسبب القاعدة فخفّفها.

ترقيم الطاولات حتى لا يضطر النُّدُل إلى السؤال

أرقام الطاولات وُضعت للفريق. تؤدي غرضها حين يسمع النادل رقمًا فيعرف إلى أين يمشي دون أن ينظر في مخطط.

يحقق الترقيم حسب القسم معظم ذلك. إذا أخذ التراس سلسلة أرقام والصالة الداخلية سلسلة أخرى، دلّ الرقم وحده على الجزء الذي يتجه إليه النادل. اترك فجوات في كل سلسلة، كي لا تضطر إلى إعادة ترقيم القسم كله حين تضيف طاولة في الصيف.

وللمقاعد أن تُرقَّم كذلك. حين يعدّ الجميع مواضع المقاعد من نقطة ثابتة واحدة في كل طاولة، يضع من يحمل الأطباق كل طبق أمام صاحبه دون أن يسأل من طلب ماذا.

الطاولات المضمومة تحتاج قاعدة قبل الخدمة: بأي رقم تُعرف الطاولة بعد الضم، وماذا يحدث للرقم الآخر ما دام خارج الاستعمال. فإن نادى المضيف الطاولة برقم وحمل الطلب رقمًا آخر، ذهب الطعام إلى الطاولة الخطأ.

وإن أعدت الترقيم فغيّره في كل مكان في اليوم نفسه: في مخطط الصالة، وفي ورقة المضيف، وفي كل ما هو مطبوع على الطاولة، ومنه رموز QR.

قواعد إبقاء الطاولات لأصحاب الحجوزات

تفرغ طاولة في اللحظة نفسها التي يدخل فيها أصحاب الحجز التالي. تمر هذه اللحظة بسلاسة أكبر إذا كُتبت القواعد والصالة هادئة.

- **كم تُنتظر المجموعة المتأخرة عن حجزها.** لا توجد مدة واحدة صحيحة. المهم أن يطبق المضيف القاعدة نفسها كل ليلة، فلا يُعاد التفاوض عليها عند الباب.
- **الفاصل بين حجزين على الطاولة نفسها.** خذه من سجلك، لحجم المجموعة المعنية.
- **عدم الحضور.** رسالة تأكيد قبل يوم، أو ملاحظة في سجل الضيف، أو عربون في الخدمات عالية الطلب: يضيف كلٌّ منها على الضيف قدرًا مختلفًا من العناء. واختيار المناسب منها يتوقف على نسبة امتلاء صالتك، وعلى تكرار غياب أصحاب الحجوزات، وعلى أسلوب خدمتك.

ما تفحصه قبل اختيار برنامج لإدارة الطاولات

لا يوجد نظام لإدارة الطاولات هو الأفضل لكل مطعم. ما تحتاج إلى معرفته هو هل يتعامل النظام مع المواقف الأربعة السابقة في صالتك أنت. يحوّل الجدول أدناه هذه المواقف إلى أشياء تطلب رؤيتها في العرض التوضيحي، على أن يُعدّ العرض بأقسامك وأحجام طاولاتك.

وتختلف حدود الطاولات والحجوزات من خطة إلى أخرى، لذلك تحقّق من عدد الطاولات والحجوزات التي تغطيها كل خطة قبل أن تبني طريقة عملك حول ميزة بعينها.

ما لا يصلحه برنامج الإجلاس

لا يضيف البرنامج طاقة إلى المطبخ. إذا لم تستطع نافذة التسليم في المطبخ مجاراة الإجلاس الأسرع، انتقل الاختناق إليها، وصار الانتظار الأقصر للطاولة انتظارًا أطول للطعام.

والمجموعة التي تبقى بعد انتهاء مدة حجزها تحتاج إلى من يذهب إليها ويكلّمها. تُظهر الشاشة التداخل مع الحجز التالي، أما الحديث فمن عمل الفريق. وفي الذروة تحتاج منصة الاستقبال كذلك إلى شخص يقرر في الاستثناءات، مثل المدة التي تُترك فيها مجموعة كبيرة تنتظر قبل أن تعرض عليها الجلوس إلى طاولتين منفصلتين.

إعداد المناطق والطاولات والحجوزات في FineDine

في FineDine تُعدّ الطاولات من Settings > Operations > Tables، وتظهر هناك في شكل قائمة وفي شكل مخطط للصالة (Floor plan). تضيف المناطق أولًا، كالتراس أو الصالة الداخلية أو الطابق العلوي، ثم تنشئ الطاولات داخلها. بهذا يظهر التراس الممتلئ والصالة الداخلية نصف الفارغة قسمين منفصلين، وهو التقسيم الذي يعمل عليه المضيف.

يمكن تنزيل رمز QR لكل طاولة على حدة، ولهذا يُحسم الترقيم قبل الطباعة. وتتيح إعدادات QR أن تعطي كل طاولة رمزها الخاص أو أن تستعمل رمزًا واحدًا لكل الطاولات. مع رمز لكل طاولة يمكن أن يصل الطلب المرسل من قائمة QR مرتبطًا بتلك الطاولة، أما مع الرمز الواحد فلا يصل مرتبطًا بها. ومن القائمة نفسها يستطيع الضيف إرسال طلب خدمة، كطلب الحساب، وتختار أنت من Service Options الطلبات المتاحة له.

الحجوزات وحدة مستقلة تحت Operate، لها شاشات خاصة بها للإنشاء والقائمة والإعدادات، ويقع مخطط الصالة خارجها تحت Tables. وتَرد مدد الجلوس المخصصة (Custom Dining Durations) ضمن ميزات الحجوزات في FineDine. ولأن سجلك يقسّم مدة الدوران حسب حجم المجموعة، تحقق في شاشة إعدادات الحجوزات هل تستطيع المدة أن تتبع هذا التقسيم قبل أن تعتمد عليها.

لترى مناطقك وأحجام طاولاتك ومسار حجوزاتك مُعدّة بهذه الطريقة، يمكنك طلب عرض توضيحي من FineDine.