Ein gutes Dienstplansystem ist das, welches Ihr Team wirklich öffnet. Es holt die Verfügbarkeiten ein, bevor Sie planen, lässt Schichttausch zu, ohne dass Sie am freien Tag ans Telefon müssen, und zeigt den Plan dort, wo Ihre Leute ohnehin nachschauen. Ob das ein Excel-Blatt, eine Messenger-Gruppe oder eine App ist, hängt an Teamgröße und Fluktuation. Auch 30/30/30 und 3/2/2 gehören in diese Diskussion, zwei Begriffe, die erstaunlich oft falsch verstanden werden.
Aushang, Messenger oder App: Was zu welchem Betrieb passt
Eine verlässliche Rangliste, welches System am häufigsten läuft, gibt es nicht, deshalb nenne ich dazu auch keine Zahl. Im Alltag sieht man vier Formen, und jede hat einen Punkt, an dem sie kippt. Die Tabelle sortiert sie danach, was im Service wirklich passiert: Wer schreibt den Plan, wie kommt er zum Team, und was geschieht, wenn jemand donnerstags krank ist?
Die Funktionsliste entscheidet selten. Ein System kippt fast immer dort, wo Sie als Chef zum Flaschenhals werden, weil jeder Tausch, jede Urlaubsfrage und jede Änderung über Sie läuft. Nervt Sie das schon heute, ändert ein hübscheres Excel-Blatt daran nichts.
Die Plan-Ansicht: Wann eine Bildschirmbeschreibung hilft
Eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung eines Dienstplan-Bildschirms lohnt sich nur, wenn jemand ihn im echten Betrieb benutzt hat. Für die Wahl zwischen Tools ist sie ohnehin zweitrangig, denn jede Plan-Ansicht zeigt Wochenraster, Personen und Schichten. Wichtiger ist, was dahinter hängt.
Prüfen Sie bei jedem System, das Sie ausprobieren, vier Dinge an Ihrer eigenen Woche. Können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit bis zu einem festen Stichtag selbst eintragen? Sehen Sie beim Einplanen sofort, wer schon an der Grenze seiner Wochenstunden ist? Lässt sich ein Tausch anfragen, ohne dass Sie ihn freigeben müssen, bevor er überhaupt besprochen ist? Und bekommt das Team Änderungen aufs Handy, statt sie am Aushang zu verpassen?
Bauen Sie dafür eine echte Woche nach, mit dem Minijobber, der nur samstags kann, und der Köchin mit festem freiem Tag. Steht die Testwoche in einer halben Stunde, ist das Tool brauchbar. Dauert sie länger als in Ihrem Excel-Blatt, bleiben Sie beim Blatt.
Vergleichsartikel mit Toolliste: gut für die Vorauswahl
Artikel nach dem Muster „Die besten Dienstplan-Programme“ helfen, wenn Sie schon wissen, dass Sie eine Software wollen, und drei, vier Kandidaten zur Vorauswahl brauchen. Das Suchen nehmen sie Ihnen ab. Für die eigentliche Entscheidung taugen sie nur begrenzt, weil sie Ihren Betrieb nicht kennen: Ein Café mit zwei Festangestellten und acht Aushilfen braucht etwas anderes als ein Hotelrestaurant mit Frühstücks- und Abendschicht.
Lesen Sie solche Listen deshalb mit einer Gegenfrage: Welche Funktion würden Sie in einem normalen Monat tatsächlich anfassen? Und hat Ihr Kassenanbieter schon einen Dienstplan im Angebot, schauen Sie zuerst dort hin, denn jedes zusätzliche Tool bedeutet eine zusätzliche Anmeldung für jede Person im Team.
30/30/30: eine Faustformel für die Kostenverteilung
Hinter 30/30/30 steht keine feste Norm. Gemeint ist meist eine grobe Dreiteilung des Umsatzes, etwa in Wareneinsatz, Personal und übrige Kosten, sodass ein kleiner Rest als Ergebnis bleibt. Weil die Quellen die Teile unterschiedlich zuschneiden, taugt die Formel nicht als Maßstab für Ihren Betrieb.
Für den Dienstplan zählt nur der Personalanteil, und den rechnen Sie am besten mit eigenen Zahlen. Bei 10.000 € Wochenumsatz wären ein Drittel 3.000 € Personalkosten für die Woche, inklusive Nebenkosten. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Richtwert. Teilen Sie Ihre tatsächlichen Personalkosten durch den Umsatz, getrennt für Mittag und Abend, dann sehen Sie, in welcher Schicht der Plan zu üppig ist. Die Formel selbst brauchen Sie danach kaum noch.
3/2/2: ein Rotationsmuster und die deutschen Ruhezeiten
Hinter 3/2/2 steckt ein Schichtrhythmus mit festen Blöcken: einige Arbeitstage am Stück, dann freie Tage, dann ein kürzerer Block. Verwandt ist es mit dem 2-2-3-Muster, das vor allem bei langen Zwölf-Stunden-Schichten im durchgehenden Betrieb verwendet wird. Die genaue Abfolge beschreiben die Quellen unterschiedlich, klären Sie also, welche Variante gemeint ist, bevor Sie ein Muster übernehmen.
In der deutschen Gastronomie stößt so ein Muster schnell ans Arbeitszeitgesetz. Die tägliche Arbeitszeit ist grundsätzlich auf zehn Stunden begrenzt, und zwischen zwei Schichten müssen Ruhezeiten liegen, zwölf Stunden am Stück passen deshalb in aller Regel nicht. Für Küche und Service mit Mittags- und Abendgeschäft ist meist ein fester Wochenrhythmus mit zwei zusammenhängenden freien Tagen der praktischere Weg, und der lässt sich auch ohne Software pflegen. Sind ein Tarifvertrag oder ein Betriebsrat im Spiel, gelten deren Regeln zusätzlich.
Was FineDine zur Personalplanung beiträgt und was nicht
FineDine bringt keinen Dienstplan mit. Unter Settings > Operations verwaltet der Bereich Staff Personal und Rollen, eine Plan-Ansicht für Schichten gibt es dort nicht. Den Plan schreiben Sie also weiterhin dort, wo Ihr Team ihn tatsächlich liest, in Excel, in einer App oder am Aushang.
Hilfreich ist FineDine an anderer Stelle, nämlich beim Ablesen der Stoßzeiten. In FineDine IQ, den AI Reports, zeigt die Übersicht eine Heatmap zur Bestelldichte und eine zur Sitzungsdichte. Sie wählen den Zeitraum zwischen 7 und 90 Tagen oder frei per Kalender und sehen, zu welchen Zeiten Bestellungen kommen. Das funktioniert nur, wenn Gäste über FineDine bestellen, wer dort nichts annimmt, hat auch keine Heatmap zum Planen. Wie viele Leute Sie für eine Spitze einplanen, entscheiden weiterhin Sie, weil Sie die Küche kennen.
Wer Reservierungen im Panel führt, findet im klassischen Reservation Report die Gesamtzahl, abgeschlossene Reservierungen, Stornos, No-Shows und einen Tagestrend. Ob am Dienstagabend wirklich zwei Servicekräfte nötig sind, lässt sich damit neben dem Bauchgefühl mit einer zweiten Zahl prüfen. Welches Verwaltungswerkzeug zu welchem Engpass passt, steht in unserem Beitrag zur Auswahl von Restaurant-Management-Tools.
| Form | Passt, wenn | Hakt bei |
|---|---|---|
| Aushang oder Papier | kleines, festes Team, kaum Wechsel | Änderungen erreichen nicht alle; Tausch nur per Zuruf |
| Excel oder Tabellenblatt | Sie planen allein, das Team ist überschaubar | Verfügbarkeiten kommen per Zettel oder Nachricht; Stundenstand wird von Hand geprüft |
| Messenger-Gruppe | viele Aushilfen, kurzfristige Absprachen | Plan, Tausch und Privates liegen im selben Verlauf; nichts ist nachvollziehbar |
| Dienstplan-App oder -Software | mehrere Standorte, häufige Wechsel, Tausch soll ohne Sie laufen | jede Person braucht einen Zugang; Pflege kostet am Anfang Zeit |
Häufig gestellte Fragen
- Reicht Excel für einen Dienstplan im Restaurant?
- Für ein festes Team, das Sie allein planen, reicht es oft. Eng wird es, wenn Verfügbarkeiten und Tauschwünsche ständig per Nachricht bei Ihnen landen. Dann lohnt sich ein System, in dem das Team beides selbst einträgt.
- Bis wann sollte das Team seine Verfügbarkeit melden?
- Legen Sie vor Planungsbeginn einen festen Stichtag fest und halten Sie ihn ein. Die genaue Frist ist weniger wichtig als die Verlässlichkeit: Sie sollte jede Woche oder jeden Monat gleich sein, und der Plan muss danach rechtzeitig erscheinen.
- Kann ich mit FineDine meine Schichten planen?
- Nein, FineDine hat keinen Dienstplan. Das Panel hilft aber beim Ablesen der Stoßzeiten, zum Beispiel über die Bestelldichte in FineDine IQ und den Reservation Report.
- Was gehört in eine Dienstplan-Vorlage?
- Wochentage als Spalten, Personen als Zeilen, je Schicht Beginn und Ende, dazu eine Summenzeile für die Stunden pro Person und eine für die Besetzung pro Schicht. Mehr braucht ein erstes Raster nicht.
