Tischmanagement-Software: So wählen Sie ein System, das zu Ihrem Gastraum passt

Tischmanagement-Software bündelt Tischplan, aktuellen Tischstatus, Reservierungen und Laufkundschaft auf einem Bildschirm. Samstagabend liest, wer am Empfang steht, dort ab, welcher Tisch als Nächstes frei wird und wo jede Reservierung sitzen wird. Die Auswahl hängt an drei Fragen: Passt eine feste Monatsgebühr oder eine Gebühr pro Gast besser zu Ihnen? Brauchen Sie ein Plattformnetzwerk, das Ihnen neue Gäste bringt? Tauscht die Software Daten mit Ihrer Kasse aus?

Was die Software im Service übernimmt und wo sie aufhört

Im Service zeigt die Software den Gastraum als Karte. Jeder Tisch trägt seinen Zustand: frei, besetzt, bezahlt, wird eingedeckt. Dazu kommen das Reservierungsbuch und die Platzierung von Walk-ins, ohne dass eine Reservierung kollidiert. Manche Produkte haben außerdem eine Warteliste, die Gäste per SMS holt, sobald ihr Tisch bereit ist.

Die Rechnung bongt die Kasse, und sie nimmt auch das Geld. Was ein Gast über den einzelnen Besuch hinaus mitbringt, hält ein CRM fest. Das Tischmanagement sitzt dazwischen: Es weiß, wer an Tisch 12 sitzt und seit wann, aber nicht, was dort bestellt wurde oder ob der Gast schon einmal da war. Deshalb hängt am Ende viel davon ab, wie sauber Kasse, CRM und Tischplan einander Daten übergeben.

Feste Monatsgebühr oder Abrechnung pro Gast

Das Preismodell bestimmt, was Sie ein voller Monat kostet. Rechnen Sie das aus, bevor Sie Funktionen vergleichen.

Ein festes Monatsabo kostet im ruhigen Februar dasselbe wie im Dezember. Eine Gebühr pro Gast steigt mit Ihren stärksten Abenden, und sie fällt meist für Buchungen an, die über den Kanal des Anbieters kommen. Fragen Sie deshalb genau nach, welche Gäste gezählt werden: nur die, die Sie über die Plattform gefunden haben, oder auch Stammgäste, die sonst angerufen hätten und nur zur App gegriffen haben, weil sie gerade offen war.

Für den Vergleich nehmen Sie die Gästezahlen des stärksten der letzten drei Monate und teilen sie nach Buchungsweg auf: Telefon, Walk-in, eigene Website, Drittanbieter-App. Den Anteil, den der Anbieter abrechnen würde, multiplizieren Sie mit seinem Satz pro Gast, addieren die Monatsgebühr, falls der Anbieter auch eine verlangt, und legen die Summe neben die monatliche Pauschale.

Kostenlose Einstiegsstufen gibt es überall in dieser Kategorie, und sie enden an den erwartbaren Stellen: bei der Zahl der Tische, bei den Buchungen pro Monat, bei der Berichtshistorie. Bei der Speisekarte ist es dieselbe Art Grenze, mehr dazu in unserem Beitrag darüber, wo eine kostenlose QR-Code-Speisekarte aufhört, kostenlos zu sein.

Wann sich ein Gästenetzwerk bezahlt macht

Manche Buchungsplattformen haben eine Verbraucher-App, in der Gäste Restaurants suchen und buchen. Dieses Netzwerk ist das, wofür Sie eigentlich zahlen, und abgerechnet wird es meist über die Gebühr pro Gast.

Es rechnet sich dort, wo neue Gäste der Engpass sind: nach einer Neueröffnung, im Touristenviertel, bei einer Küche, nach der Leute gezielt suchen. Ein Nachbarschaftsrestaurant, dessen Tische vor allem an Leute gehen, die den Inhaber sowieso kennen, hat viel weniger davon. Dort zahlen Sie für Vermittlungen, die Sie nicht gebraucht hätten.

Klären Sie vor der Unterschrift, bei wem die Gästedaten liegen. Wenn jemand über die Plattform bucht, landen Name, Telefonnummer und Besuchshistorie dann in einer Liste, die Sie exportieren können, oder bleiben sie in der App der Plattform? Ob Sie diese Liste bei einer Kündigung mitnehmen dürfen, entscheidet die Plattform, nicht Sie.

Drei Momente, die der Anbieter mit Ihrer Kasse vorführen soll

Lassen Sie sich in einer Live-Demo drei Momente zeigen, und zwar mit Ihrer eigenen Kasse.

Erstens: Setzen Sie einen Tisch. Geht an der Kasse automatisch eine Rechnung für diese Tischnummer auf, oder muss der Service sie noch einmal eintippen? Zweitens: Schließen Sie die Rechnung. Wechselt der Tisch im Tischplan von selbst den Status? Wenn nicht, läuft der Empfang weiter durch den Raum, um herauszufinden, wer schon bezahlt hat. Drittens: Rufen Sie einen Stammgast auf und schauen Sie, ob dessen bisheriger Umsatz irgendwo in der Buchungsmaske erscheint.

Steht Ihre Kasse nicht auf der Liste des Anbieters, wird die Tischsoftware zum Nebensystem mit eigenem Login, und gepflegt wird sie nur, wenn jemand daran denkt. Genau deshalb stimmt der Tischplan oft schon in der zweiten Stunde eines vollen Abends nicht mehr mit dem Raum überein.

Gasträume, die ohne Tischmanagement-Software auskommen

Ein Café mit Thekenservice, in dem man an der Kasse bestellt und sich selbst einen Platz sucht, hat keinen Tisch zu vergeben. Eine Bar, die von Laufkundschaft lebt und keine Reservierungen annimmt, hat von einem Reservierungsbuch wenig. In beiden Fällen hilft der Schicht eine QR-Speisekarte mit Bestellung am Tisch mehr als ein Tischplan.

Auch eine Küche, die nicht hinterherkommt, repariert die Software nicht. Wenn die Tische langsam drehen, weil die Bons am Pass hängen, setzt ein besserer Platzierungsbildschirm die Gäste nur schneller in eine längere Wartezeit. Messen Sie zuerst die Bonzeiten, bevor Sie den Empfang verantwortlich machen.

Klar lohnt sich die Software, wenn am selben Abend Reservierungen und Walk-ins kommen, wenn es mehr als einen Bereich oder ein Stockwerk gibt und wenn der Empfang den Plan bisher im Kopf oder auf Papier führt.

Tischplan und Reservierungsbuch in FineDine

In FineDine sind Gastraum und Buchungen zwei getrennte Bereiche, und das sollten Sie wissen, bevor Sie einen von beiden einrichten.

Unter Tables liegt der Gastraum: Tischliste und Tischplan, Bereiche wie Terrasse, Innenraum oder Obergeschoss und ein QR-Code pro Tisch, damit Bestellungen schon mit der Tischnummer eintreffen.

Buchungen laufen über ein eigenes Modul, Reservations, unter Operate. Dort legen Sie fest, ob Buchungen automatisch oder von Hand bestätigt werden, ob Gäste online stornieren und einen Bereich wie die Terrasse wählen können und welche Zeiten und Kapazitäten Sie anbieten. Gäste buchen über Ihre eigene Seite unter reserve.finedinemenu.com mit dem Namen Ihres Lokals dahinter, und das Panel gibt Ihnen diese Adresse als QR-Code zum Ausdrucken oder Aushängen. FineDine ist kein Restaurantverzeichnis: Diese Buchungen kommen von Ihren eigenen Gästen über Ihren eigenen Link, nicht aus einem Netzwerk, das Ihnen Fremde schickt.

Die Vorauszahlung funktioniert als Kartenautorisierung, nicht als Abbuchung. Der Reservierungsbetrag wird auf der Karte des Gastes reserviert und automatisch freigegeben, sobald Sie die Buchung als erschienen markieren.

FineDine hat keine Warteliste. Wenn Ihr Druck aus der Schlange spontaner Gäste am Wochenende an der Tür kommt, ist es dafür nicht das richtige Werkzeug. Im klassischen Bereich Reports sind Table Performance und Waiter Activity Log als Coming Soon markiert, einen Bericht zur Tischumschlagszeit gibt es also noch nicht.

FineDine verbindet sich mit Kassensystemen wie Foodics, Revel, Clover, Epos Now und Simpra; die vollständige Liste steht im Marketplace.

No-Shows vor und nach der Umstellung messen

Messen Sie in Ihrem eigenen Gastraum. Der Reservation Report zeigt Buchungen insgesamt, abgeschlossene, stornierte und No-Shows, die durchschnittliche Gruppengröße, die Abschlussquote, einen Tagestrend und die Aufteilung nach Status und Quelle. Notieren Sie die No-Shows und die Abschlussquote der vier Wochen vor dem Einschalten der Vorauszahlung und vergleichen Sie sie mit den vier Wochen danach.

Vergleichen Sie die No-Shows in beiden Zeiträumen als Anteil an allen Buchungen, denn ein stärkerer Monat kann die Zahl der No-Shows erhöhen, ohne dass sich die Quote ändert. Wenn Sie Buchungen neben dem Umsatz beobachten möchten, hat FineDine IQ (AI Reports) einen Reiter Reservations mit Vergleich zum Vorzeitraum.