Restoran Müdürü Olarak Gününüz Nasıl Geçer?

Restoran müdürü servisi baştan sona yönetir ve günü üç parçada geçer. Servis öncesinde salonu kontrol eder, mutfaktan tükenen listesini alır ve brifingi verir. Servis boyunca tek bir istasyonda durmaz, salonun tamamını yönetir. Son masa kalktığında kasayı günün siparişleriyle karşılaştırır, ertesi günün siparişini verir ve devir notunu yazar. Personel planı, tedarikçi görüşmeleri, stok sayımı, işe alım ve faturalar ise haftalık bir katman olarak bunların üstüne biner. İşin ne kadar ağır geleceğini çoğu zaman bu katman belirler. Haftada sabit bir yeri varsa gün öngörülebilir olur. Yoksa servisin ortasında önünüze düşer.

Servis öncesi: salon, rezervasyonlar ve brifing

İşletmeye girdiğinizde aklınızda bir liste var, arka kapıda da sabahın teslimatı bekliyor. Servis öncesi kontrolün sırası önemli, çünkü her adım bir sonrakini değiştirir.

1. Salonu ön kapıdan, misafirin girdiği yerden dolaşın. Görüş açısı, sallanan masalar, ısı ve ışık kapıdan bakınca mutfak pasından baktığınızdan farklı görünür.
2. Tükenen ürün listesini brifingden önce mutfaktan yazılı alın. Salonun neyi öne çıkaracağı ve misafire neyi söz verebileceği bu listeye bağlı.
3. Rezervasyon defterini brifingden önce okuyun. Grup rezervasyonları, misafir notları ve masa devri için erken kalkması gereken masalar bölüm dağıtımını değiştirir.
4. Bölümleri yüksek sesle dağıtın. Kapıyı, barı ve kimsenin istemediği masaları kimin aldığını açıkça söyleyin.
5. Tekrar eden her kesinti için bir isim verin. Teslimat, telefon ve yoğun saatte rezervasyonsuz gelen misafir en sık görülenleri.
6. Önceki servisten kalan işlerden yalnız birini kapatın.

En çok işi beşinci adım görür. Kimsenin adı verilmeyen kesinti varsayılan olarak size gelir ve biri sahiplenene kadar her serviste gelmeye devam eder.

Bu bloğun süresini üst üste üç servis boyunca tutun. Her seferinde uzuyorsa kontrol listesine dokunmadan önce kapanış vardiyasının bıraktığı devir notuna bakın. Uzun bir sabah çoğunlukla bir önceki gece yazılmış kısa bir notla başlar.

Servis sırasında müdürün yeri salonun tamamı

Kapılar açıldığında işiniz salonun tamamıdır. Pası ve kapıyı aynı anda izlersiniz, geride kalan bölüme geçersiniz ve defterdeki masa düzeninin salondakiyle örtüşmesini sağlarsınız.

Ekip ne kadar iyi olursa olsun bazı kararlar sizde kalır. Ters giden bir masaya ne ikram edileceği, hangi masanın bekletileceği ve oturtmanın ne zaman durdurulacağı bunların başında gelir.

Servis çoğunlukla oturtmayı durdurma kararında kazanılır ya da kaybedilir. Mutfak tempoyu karşılayamıyorken daha hızlı oturtmak, beklemeyi kapıdan masaya taşır. Elinde menüyle masada bekleyen misafirin sabrı kapıda bekleyenden kısadır. Üstelik o masanın siparişi mutfağa en sıkışık anında düşer.

Servis sırasında bir istasyona girmek, tabak taşımak ya da bar arkasına geçip içki doldurmak cazip gelir. Bazen iki dakikalığına doğru karar da budur. İki dakika geçtikten sonra kapıya bakan kimse kalmaz.

Son masadan sonra: kasa, kayıtlar, yarının siparişi ve devir notu

Kapanış parayla başlar. Nakit ve kart tahsilatını, rakamlar hâlâ kontrol edilebilirken günün siparişleriyle karşılaştırın. En uygun an, ödemeyi alan kişinin henüz binada olduğu andır.

Ardından işletmenizin tuttuğu ve aynı gün imzaladığı kapanış kayıtları gelir. Sonra sıra ertesi günün siparişine gelir. Bu siparişi akşam vermek sabah vermekten kolaydır, çünkü bu akşam neyin çıktığını hâlâ görüyorsunuz. Siparişin maliyete nasıl yansıdığını izlemek isterseniz restoran maliyet kontrolü rehberimize göz atabilirsiniz.

Son parça devir notudur ve kısa tutulur. Ne tükendi, ne bozuldu, hangi masada sorun çıktı ve nasıl kapandı, sonraki vardiya önce neye baksın. Devir yazılmayıp tek bir kişinin aklında kalırsa ertesi sabahın ilk saati o bilgiyi toplamakla geçer.

Vardiya planında görünmeyen haftalık işler

Müdürün haftasının büyük kısmı vardiya planında yazmaz, yine de bu işler müdürün üstünde kalır. Personel planı, tedarikçi görüşmeleri, stok sayımı, işe alım, eğitim, faturalar ve raporlama bunların başında gelir. Bu işlerin her birinin sakin bir hâli ve acil bir hâli var. Sakin hâli haftada sabit bir zaman ister. Acil hâli servisin ortasında çıkar.

Müdürlerin en sık ertelediği iş stok sayımıdır, çünkü atlanan bir sayım o hafta görünür bir sorun çıkarmaz. Siparişleriniz sürekli fazla ya da eksik geliyorsa, sayımı yaptıktan sonra onu nasıl okuyacağınızı stok devir hızı rehberimizde bulabilirsiniz.

Her işe acil hâle gelmeden sabit bir zaman verdiğinizde gün daha öngörülebilir olur. İşin miktarı azalmaz. Değişen tek şey, işin en kötü anda önünüze çıkmamasıdır.

Bu iş yıllarca sürdürülebilir mi?

Müdürün gününü merak edenlerin asıl sorusu çoğu zaman bu tempoyla yıllarca devam edilip edilemeyeceğidir. Sizin işletmeniz için bunu dışarıdan kimse cevaplayamaz. Yükün nereden geldiği ise belli.

Çoğu zaman servisin kendisi ağır gelmez. İşi bırakan müdürler genellikle servisin kenarlarını anlatır. Kasa tutmadığı için kapanış gece yarısına sarkar. Yalnız müdürü arayan bir tedarikçi izin gününü böler. Tablodaki haftalık işler öğle ile akşam servisi arasındaki boşluklara sıkışır.

Bu yükü üç değişiklik hafifletir ve hiçbiri yazılım gerektirmez. Tekrar eden her kesintinin adı belli bir sahibi olsun. Her haftalık işin kendi zamanı olsun. Devir notunun biçiminde ekiple anlaşın, böylece sonraki vardiya sizi aramak zorunda kalmaz. Müdür yardımcınız varsa en çok fark yaratacak karar, günü onunla nasıl böldüğünüzdür.

Bazı şeyler değişmez. Eksik kadroyla açılan bir cuma yine eksik kadroyla geçer. Biri kapı açılmadan bir saat önce hasta olduğunu bildirdiğinde yerine geçen kişi çoğunlukla siz olursunuz.

Müdür yardımcısıyla günü bölüşmek

Müdür yardımcısı genel müdürün gününü ancak iş bölümü açıkça konuşulup kararlaştırıldığında değiştirir. Yaygın iki model var.

Vardiyaya göre bölüşmek. O vardiyada kim varsa salon, kasa ve kararlar onundur, geri kalanını devir notu taşır. Uzun saat açık kalan ve aynı anda tek müdür bulunduran işletmelere uyar.

Sorumluluğa göre bölüşmek. Yardımcı salonu, personel planını ve servisi alır. Genel müdür rakamları, tedarikçileri ve işe alımı üstlenir. İki müdürün de çoğu gün binada olduğu işletmelere uyar.

Aynı vardiyadaysanız kapı açılmadan kimin salonda, kimin ofiste olacağını kararlaştırın. Kimse söylemezse ikiniz de iki işin yarısını yaparsınız ve hiçbir yarı bitmez. Müdür yardımcısının "günüm nasıl geçecek" sorusunun cevabı da çoğunlukla bu bölüşümdür. Gün, genel müdürün o sabah devrettiği işlerden oluşur.

Üç servis boyunca kesintilerinizi sayın

Yoğun bir servisi hafıza iyi kaydetmez. Üç servislik bir sayım bir aylık izlenimden fazlasını söyler ve bölüm planının arkasına sığar.

1. Bir işi bitirmeden başından her alındığınızda bir çentik atın. Yanına sebebin harfini yazın: M mutfak, S salon, T telefon, P personel.
2. İşletmeye girdiğiniz andan brifingin bitimine kadar geçen süreyi tutun.
3. Kapanışta iki satır yazın. Birinde en çok zaman alan iş, ötekinde hiç sıra gelmeyen iş dursun.
4. Üç servisin sonunda her sayının ortalamasını değil, ortancasını alın.

Ortanca, üç sayıyı küçükten büyüğe dizdiğinizde ortada kalan servistir. Tek bir felaket cuma ortalamayı yukarı çeker ve normal bir akşam hakkında hiçbir şey söylemez. Ortanca o cumadan etkilenmez.

Çentiklerde tek bir harf öne çıkıyorsa ilk değiştireceğiniz yer orasıdır. Çözüm çoğunlukla daha hızlı çalışmak olmaz, brifingde o kesinti için kimin adının verildiğine bağlıdır. Hiçbir harf öne çıkmıyor ama servis öncesi süre hâlâ uzunsa devir notuna geri dönün.

FineDine'da tükenen ürün, servis talebi ve sipariş ekranı

Çentiklerin yakaladığı kesintilerin bir kısmı müdürün gününden çıkarılabilir. FineDine panelinde bunlardan üçü değişir.

Servis ortasında biten bir ürünü ağızdan ağıza duyurmak yerine menü editöründe görünürlüğünü kapatabilirsiniz. Ürün QR menüden kalkınca misafir onu sipariş edemez, salon da mutfakta kalmayan bir tabağı söz vermeyi bırakır. Yalnız belli saatlerde çıkan ürünlere gün ve saat bazlı görünürlük tanımlanabilir. Böylece öğleden akşama menü geçişi brifingden çıkar.

QR ile sipariş açıksa misafir kendi telefonundan servis talebi gönderebilir, örneğin hesabı istemek ya da yanlış gelen bir siparişi bildirmek için. Talep, fark edilmeyi bekleyen kalkmış bir el yerine ekibe mesaj olarak ulaşır. Sipariş kapalıyken menü yalnız görüntülenir ve bu talepler gelmez.

QR, paket servis ve gel-al siparişleri tek bir Orders ekranında canlı, hazır ve kapanmış diye ayrılarak izlenir. Analitik katmanı FineDine IQ saatlik güncellenir, yani gün içinde baktığınız rakam o günün rakamıdır.

Hiçbir yazılım bir masaya ikram edip etmeme kararını sizin yerinize vermez. Biri hastalandığında boş kalan bölümü doldurmaz, bir rakamın neden değiştiğini de açıklamaz. Rapor ne olduğunu gösterir, nedenini bulmak yine size kalır. Hangi pakette nelerin bulunduğu zamanla değişir. Güncel listeyi fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz. Kendi masa düzeniniz, açılış saatleriniz ve rezervasyon akışınızla nasıl çalışacağını görmek için FineDine demosu talep edebilirsiniz.