Satışınız kasada, rezervasyonunuz defterde, paket siparişiniz tablette, stokunuz Excel'deyse "en iyi on yazılım" listesi sorunuzu çözmez. Önce size en pahalıya gelen kalemi seçin: yiyecek-içecek, personel ya da ciro. Sonra yalnızca o iş için yapılmış araç türüne bakın. Plan sınırlarını ortalama ayınıza göre değil, en yoğun ayınıza göre okuyun. İlk demoda stok, bordro ve vardiya planının ürünün içinde olup olmadığını sorun; cevaba göre yanına kaç araç daha alacağınızı anlarsınız.
30/30/30 kuralı yazılım seçiminde nasıl kullanılır
30/30/30, bütçe yaparken kullanılan kaba bir hesaptır, ölçüt değildir. İşletmecilerin anlattığı hâliyle ciro üçe bölünür: yaklaşık %30 yiyecek-içecek, %30 personel, %30 da kira, fatura, kart komisyonu, tamir ve abonelik gibi diğer giderler. Kâğıt üzerinde geriye %10 kâr kalır. Sizin dağılımınız bunu tutmaz. Bir bar ile tadım menüsü sunan bir mutfağın yiyecek ve personel oranları çok farklıdır, şehir merkezindeki bir kira da üçüncü kalemi baştan yukarı çeker.
Kuralın asıl işi araç seçerken görünür. Önünüze gelen hemen her ürün bu üç kalemden birini ya da oranların hesaplandığı ciroyu etkilemek için satılır. Satış temsilcisine hangi kalemi düşüreceğini sorun. Bir kalem adı veremiyorsa elinizde ölçü yoktur ve üç ay sonra aracın kendini çıkarıp çıkarmadığını tahminle yargılarsınız.
Hangi araç hangi kalemi etkiler
Yiyecek maliyeti cironun yüzdesidir, dolayısıyla iki uçtan oynar: tabağın size maliyeti ve menüde yazan fiyat. Stok ve reçete maliyeti araçları birinciye bakar. Menünün yayında olduğu tüm kanallarda fiyatı tek seferde değiştiren bir menü aracı ikinciye bakar. Yazılımın kendi aboneliği üçüncü kaleme yazılır. Yani başka bir kalemden maliyet düşürmesi ya da ciro getirmesi gerekir.
Beklentinin en kolay boşa çıktığı kalem personel. Masadan sipariş ve masada QR ile ödeme servisten adım eksiltir: sipariş için masaya daha az gidilir, kart makinesi daha az taşınır. Vardiyadaki ekip zamanını başka işe harcar, ama maaş bordrosu kendiliğinden küçülmez. Küçülmesi için vardiya planını yeniden kurmanız gerekir. Buna değip değmeyeceği ekibin baştan ne kadar sıkışık çalıştığına bağlıdır.
Kategoriler ve her birinin dokunduğu kalem
Yazılım listeleri kategorileri karıştırır. POS, vardiya uygulaması, stok aracı ve rezervasyon platformu aynı sıraya dizilip birbiriyle yarıştırılır. Oysa tek bir restoran dördünü birlikte kullanıyor olabilir. Listeyi hangi kategorilerin var olduğunu görmek için okuyun, kısa listeyi de maliyet kaleminize uyan kategorinin içinden çıkarın. Aşağıdaki tablo bunun özetidir.
Otomasyona değecek işi bulmak
Önce bir rakamın bugün nerelerde tutulduğunu yazın: kasa, Excel, defter, birinin telefonu. İki ayrı yerde geçen rakam ilk adaydır. Aynı rakam iki kez elle girildiğinde kopyalar birbirini tutmaz ve hangisinin doğru olduğunu birinin bulması gerekir.
Sonra en çok kurtulmak istediğiniz işi bir hafta boyunca süre tutarak izleyin. Ölçtüğünüz saatleri o işi yapanın saatlik maliyetiyle çarpın, hata ve kaçan satış tahminini ekleyin, haftalık toplamı 52 ile çarpıp yıllık abonelik bedeliyle karşılaştırın. İş abonelikten ucuza geliyorsa elle yapmaya devam edin.
Misafir listesi kendi kendine dolmalı
Genel amaçlı CRM'ler satış ekiplerine göre tasarlanmıştır: biri kişiyi girer, aramayı not eder, fırsatı bir sonraki aşamaya taşır. Servisin ortasında karşılamada duran kimsenin buna vakti yoktur. Restoranda liste, misafirin bilgisini zaten verdiği anlardan dolmalıdır: rezervasyon, giriş yapılarak verilen online ya da QR sipariş, geri bildirim formu, yorum.
İlk soru, kayıtların nereden geldiği. Cevap rezervasyon aracından alınan bir CSV ise biri o dosyayı her hafta çıkarmak zorundadır ve atlanan haftada liste eskir. İkinci soru, aynı ekrandan harekete geçip geçemeyeceğiniz: yalnız paket serviste ya da belli bir sipariş tutarının üstünde geçen bir promosyon kodu tanımlamak, misafirin son geri bildirimini kaydının yanında okumak gibi.
Her ürün için geçerli bir sınır var: restoran CRM'i yalnız kendini tanıtmış misafiri bilir. Tezgâhta nakit ödeyip çıkan misafir listeye hiç girmez. Bu yüzden müşterisinin çoğu kapıdan girip tezgâhta ödeyen bir kafe, hangi CRM'i alırsa alsın misafirlerinin önemli bir kısmını listede göremez. Önce misafire ziyaret sırasında adını bırakması için bir sebep vermek gerekir. Masadan sipariş bu sebeplerden biridir, iyi seçilmiş birkaç anket sorusuyla kurulan kısa bir form da öyle.
Önce POS entegrasyonuna bakın
Satış çoğu işletmede POS'a kaydedilir. Bu yüzden alacağınız her araçta ilk bakılacak nokta, bugün kullandığınız ya da imzalamak üzere olduğunuz POS'a bağlanıp bağlanmadığıdır. Entegrasyonu adıyla sorun. Sonra bağlantıdan tam olarak ne geçtiğini sorun: yalnız siparişler mi, menüdeki ürünler ve fiyatlar da mı? Hangi araçların POS'unuzla konuşabildiğini bilmeden yapılan "en iyi POS" karşılaştırması size pek bir şey söylemez.
İmzadan önce beş soru
- Bu araç tam olarak hangi işi ortadan kaldırıyor? Cevap bir iş değil de kategori adıysa değerlendirme henüz başlamamıştır.
- Serviste kim kullanacak, o kişi ürünü gördü mü? Salon ekibi seçime katılmadıysa araca uymak yerine etrafından dolanması beklenir.
- İnternet kesilince ne çalışmaya devam ediyor? Hangi işlemlerin sürdüğünü, hangilerinin durduğunu yazılı liste olarak isteyin.
- Plan sınırları en çok kullanacağınız özellik için ne diyor? Sınırlar genelde aylık rezervasyon ve sipariş sayısına, bir de raporların ne kadar geriye gittiğine konur. Rezervasyon ve sipariş sınırını en yoğun ayınızla, rapor geçmişini bu çeyreği geçen yılın aynı çeyreğiyle ilk kıyaslayacağınız tarihle karşılaştırın. Sınırlar değişir, o yüzden karar günü satıcının güncel fiyat sayfasını açın. FineDine için bakılacak yer plan ve fiyat sayfasıdır.
- Ayrılırsanız verileriniz nasıl çıkıyor? Menüler, siparişler ve misafir kayıtları destek talebi açmadan dışa aktarılabilmeli.
Tek sistem mi, birkaç araç mı
İkisi de yanlış değil. Tek sistem, birkaç sistemi birbiriyle uyumlu tutma işini ortadan kaldırır. Ayrı araçlar ise derinliğin para kazandırdığı yerde daha ileri gider.
Aynı rakamı iki sisteme giriyorsanız sistemler zamanla ayrışır ve mutabakat birinin sürekli işi olur. Paranızı çoğunlukla paket servisten kazanıyorsanız, paket serviste yalnızca idare eden bir araç tek girişin kazandırdığı idari zamandan fazla satış kaçırabilir. Sizin kategoriniz paket servisse, satıcıları karşılaştırmadan önce online siparişin yapılması ve yapılmaması gerekenlere bakın.
FineDine neyi kapsıyor, nerede bitiyor
FineDine menünün ve siparişin etrafına kurulu. Bu yüzden ciro kalemine ve yiyecek maliyetinde menüdeki fiyata dokunuyor. Menu Manager'da tek bir menü salon içi QR, tablet, paket servis ve gel-al kanallarında aynı anda açık olabiliyor. Tedarikçi zam yaptığında fiyatı kanal kanal yeniden girmek yerine bir kez değiştiriyorsunuz. Siparişler aynı kanallardan geliyor, salon içinde ödeme masada alınabiliyor.
Rezervasyon ayrı bir modül. Masa ayarlarında salonu alanlara bölen bir yerleşim planı var. Guests & Engagement altında misafir kayıtları, yorumlar, geri bildirim formları ve tek bir kanala ya da minimum sipariş tutarına bağlanabilen promosyon kodları duruyor. POS sistemleri entegrasyon pazarından bağlanıyor; listede Foodics, Revel, Clover ve Epos Now gibi sistemler var. Planınızı yapmadan önce kendi POS'unuzun listede olup olmadığına bakın.
FineDine IQ raporları saatlik güncelleniyor. Saatlik güncellenen verilerde ciro, sipariş, ortalama sepet ve oturum gibi metriklerde olağan dışı değişimde uyarı veriyor ve uygulanabilir aksiyon öneriyor. 7, 14, 28 ya da 90 günlük pencereyi ya da özel bir aralığı seçip bir önceki dönemle karşılaştırıyorsunuz.
Kapsamadığı kısım da net: FineDine'da stok sayımı, reçete maliyeti, tedarikçi siparişi, vardiya planı ve bordro yok. Tabağın size maliyeti ve personel kalemi başka araçlarda kalıyor. Sizi yiyecek maliyeti zorluyorsa stok devir hızınızı hesaplayarak başlayın, ayrı bir stok aracına bakın ve ona da POS'a soracağınız entegrasyon sorusunu sorun.
| Kategori | Dokunduğu kalem | Almadan önce sorun |
|---|---|---|
| Stok ve reçete maliyeti | Yiyecek-içecek | Alış fiyatlarını okuyor mu, POS'unuza bağlanıyor mu? |
| Vardiya ve bordro | Personel | Çalışılan saatleri kasadan çekiyor mu, yoksa yeniden mi yazıyorsunuz? |
| POS ve sipariş | Ciro, kart komisyonu | Hangi araçlar bağlanıyor, bağlantıdan ne geçiyor? |
| Menü ve fiyat yönetimi | Menüdeki fiyat üzerinden yiyecek maliyeti, ciro | Tek fiyat değişikliği tüm kanallara ulaşıyor mu? |
| Rezervasyon ve misafir listesi | Ciro | Misafir kayıtları nereden geliyor, aynı yerden harekete geçilebiliyor mu? |
Sıkça Sorulan Sorular
- Bir restoranın kaç ayrı araca ihtiyacı olur?
- Sabit bir sayı yok. Tipik bir kurulumda POS ya da sipariş sistemi, stok ve vardiya için ayrı araçlar bulunur, rezervasyon alınıyorsa bir de rezervasyon aracı eklenir. Birçok küçük işletme bunların bir kısmını hâlâ Excel ya da defterle yürütür. Elle iki kez yaptığınız işleri sayın, sonra bunların kaçını tek ürünün ortadan kaldırdığına bakın.
- Restoranın ayrıca bir CRM'e ihtiyacı var mı?
- Misafirler kendini bir yerde tanıtıyorsa var: rezervasyon, giriş yapılarak verilen sipariş, geri bildirim formu. Bu anlardan kendiliğinden dolan bir liste, birinin elle beslemesi gereken ayrı bir CRM'den iyidir. Misafirinin çoğu anonim olan bir tezgâh kafesi, misafire adını bırakması için bir sebep vermeden ikisinden de az verim alır.
- FineDine stok ya da bordro yazılımımın yerini tutar mı?
- Hayır. Stok ve bordro için ayrı araç gerekir. FineDine menü, sipariş, rezervasyon, misafir kayıtları ve raporlama işlerini karşılıyor.
- FineDine kullandığım POS'a bağlanır mı?
- Entegrasyon pazarında Foodics, Revel, Clover ve Epos Now gibi POS sistemleri listeleniyor. Sizinki listede yoksa bunu taahhütten önce hesaba katın. Listede varsa bağlantıdan yalnız siparişlerin mi, menü ve fiyatların da mı geçtiğini sorun.
- FineDine fine dining için uygun mu?
- Salondaki işler için uygun: rezervasyon, alanlara bölünmüş masa planı ve garsonun tabletten sipariş girmesi var. Mutfaktaki hazırlık ve stok için ayrı araçlar gerekir.
