أدوات إدارة المطاعم: ما الذي تشتريه وما الذي تتركه

قبل أسماء المورّدين يفيد تحديد العمل الذي تحاول حلّه: أي عملية تستهلك الوقت، وأي فئة تعالجها، وإلى أي مدى يصل نظامك الحالي أصلاً.

الفئات بحسب العمل الذي تؤديه

تنقسم برمجيات المطاعم إلى حفنة من الأعمال. وليس كل مطعم يحتاج هذه الفئات كلها؛ وتحديد الأولوية بحسب العمل الذي تريد حلّه أنفع من البدء من اسم العلامة.

وهناك أيضاً المطعم ذو الفرع الواحد الذي لا يحتاج فعلاً إلى شيء من هذا. فإن كان شخص واحد يُجلس ويأخذ الطلب ويُغلق الحساب، فالبرنامج يضيف خطوة. والذي يحدد الحاجة إلى الأتمتة هو التكرار مع الوقت المستهلك واحتمال الخطأ وكلفة تعطل العمل.

قبل أن توقّع أي شيء

اسأل هذه الأسئلة الخمسة قبل أن توقّع أي شيء.

1. أي مهمة تحديداً سيزيلها هذا؟ إن كان الجواب فئة لا مهمة، فالتقييم لم يبدأ بعد.
2. من سيستخدمه أثناء الخدمة، وهل رآه؟ حين لا يشارك الفريق الذي سيستخدمه في الاختيار يرتفع احتمال مشكلات الاستخدام والتبني.
3. ماذا يحدث حين ينقطع الإنترنت؟ اعرف بوضوح أي العمليات تستمر وأيها تتوقف حين ينقطع الاتصال.
4. ما حدود الخطة في الشيء الذي يهمك فعلاً؟ الحدود تقع عادة على الميزة التي ستستخدمها أكثر.
5. كيف تخرج بياناتك إن غادرت؟ القوائم والطلبات وسجلات الضيوف يجب أن تُصدَّر دون فتح تذكرة دعم.

وتحقق خصوصاً من حدود الخطة في مواجهة استخدامك الفعلي. فإن كنت تستقبل حجوزات، انظر إلى الحد الشهري لا إلى قائمة الميزات؛ فقد تشمل الخطة الحجوزات وتتوقف مع ذلك عند رقم لا يحمل موسماً كاملاً. وفي مصفوفة خطط FineDine نفسها يبلغ هذا الحد 250 حجزاً في الشهر في الخطة المتوسطة، ولا يصبح بلا حد إلا في الخطة العليا أو عبر وحدة إضافية مدفوعة. وبالمثل، فإن المدى الذي ترجع إليه التقارير يتغير بحسب الخطة، وهو ما تكتشفه أول مرة تحاول فيها مقارنة هذا الربع بالربع نفسه من العام الماضي.

نظام واحد أم أفضل أداة لكل عمل؟

هذا هو القرار الحقيقي، والجوابان قابلان للدفاع. نظام واحد يغطي معظمه، أو أفضل أداة لكل عمل. النظام الواحد قد يقلل عمل التكامل والمطابقة؛ والأدوات المنفصلة قد تقدم عمقاً أكبر في الفئات الأهم.

وفي الواقع العملي يحسم الأمر شيئان. إن كان الرقم نفسه يُدخَل في نظامين، فالتركيبة ستنحرف مع الوقت وتصبح المطابقة اليدوية حاجة متكررة. وإن كانت فئة ما في صميم طريقة كسبك للمال، فالاكتفاء بالمقبول فيها مكلف بصورة لا يعوّضها تسجيل دخول واحد.

ما لا تغطيه منصة القائمة والطلب

هذا هو الجزء الذي يسقط من المقارنات، ويستحق أن يُقال بوضوح. المنصة المبنية حول القائمة والطلب تغطي جانب الضيف جيداً: القائمة، والطلب عبر القنوات، والدفع، والطاولات ومخطط الصالة، والحجوزات، وآراء الضيوف، والتقارير على كل ذلك.

أما المخزون والرواتب وتخطيط الورديات فليست داخلة فيها. هذه فئات منفصلة لها مورّدوها المنفصلون، ومعرفة هذا قبل الشراء تمنع أن تأتي الحاجة إلى منتج إضافي وتكامل آخر مفاجأةً.

وفي جانب التقارير هناك قدرة تستحق أن تُسمّى لأن تفويتها سهل في العرض التوضيحي: فحص الشذوذ اليومي يساعدك على ملاحظة التغيرات غير المتوقعة في الطلبات أو أداء القنوات دون انتظار تقرير نهاية الشهر. واللوحة نفسها تقارن نوافذ 7 و14 و28 و90 يوماً، فتصبح فترة المقارنة إعداداً لا تقريراً يُعاد بناؤه.

كيف تبدأ دون تخمين

قبل أن تبدأ مقارنة المورّدين هناك طريقتان بسيطتان لقياس عمليتك الحالية.

1. اكتب كل مكان يعيش فيه رقم اليوم: الصندوق، جدول، دفتر، هاتف. التكرارات في تلك القائمة هي أتمتتك الأولى، لأن الأخطاء تأتي من البيانات المكررة.
2. احسب وقت أسبوع كامل للمهمة التي تريد أتمتتها أكثر من غيرها، ثم أضف كلفة الأخطاء والمبيعات الضائعة وعبء الإدارة. وقارن الكلفة السنوية للبرنامج بهذا المجموع.

ما تغطيه FineDine وما تتركه خارجاً

تغطي FineDine في مكان واحد الفئات المتصلة بالضيف: القائمة، والطلب عبر QR والجهاز اللوحي والتوصيل، والدفع على الطاولة، والطاولات ومخطط الصالة، والحجوزات، وآراء الضيوف، والتقارير فوق ذلك كله. أما فئات الإدارة الخلفية فليست جزءاً منها، ويجدر معرفة ذلك قبل المقارنة. طابق هذا النطاق مع الأنظمة التي تستخدمها أصلاً وسترى أي الأعمال تبقى خارجه.