Restaurant-Businessplan schreiben: die Rechnung, an der er scheitert

Ein Restaurant-Businessplan hängt an einer Rechnung: Plätze mal Belegungen pro Tag mal Durchschnittsbon ergibt den Umsatz, und an dieser Zahl hängt alles, was Bank oder Geldgeber danach lesen. Konzept, Markt und Team gehören ebenfalls hinein, tragen die Zahl aber nicht. Der Text zeigt an einem Rechenbeispiel, wo ein Plan kippt, und wie Sie ihn nach der Eröffnung mit den tatsächlichen Zahlen abgleichen.

Was Geldgeber im Plan suchen

Die Gliederung ist bei fast allen Vorlagen ähnlich: Zusammenfassung, Konzept, Markt und Standort, Team, Marketing, Finanzplan, Risiken. Wer sieben oder zehn Kapitel zählt, ordnet dieselben Inhalte nur anders. Schreiben Sie die Zusammenfassung zuletzt, denn sie fasst zusammen, was der Rest hergibt.

Im Bankgespräch taucht oft das Schema der „5 C" auf: Person, Kapitaldienstfähigkeit, Eigenkapital, Sicherheiten und äußere Bedingungen. Vier davon beantworten Sie mit Lebenslauf, Vertrag und Kontoauszug. Die Kapitaldienstfähigkeit, also ob der Betrieb Zins und Tilgung trägt, beantwortet nur der Finanzteil. Dort entscheidet sich der Plan.

Umsatz aus dem Tagesgeschäft ableiten

Eine Jahreszahl wie „300.000 Euro Umsatz" lässt sich nicht prüfen. Eine Tagesrechnung schon: Wie viele Plätze haben Sie, wie oft wird ein Platz am Mittag und am Abend belegt, und wie hoch ist der Bon pro Gast? Rechnen Sie getrennt nach Wochentagen, weil ein Dienstagmittag und ein Samstagabend nichts miteinander zu tun haben. Wie ein Tag in der Restaurantleitung tatsächlich verläuft, beschreibt der Beitrag Tagesgeschäft im Restaurant; aus diesem Ablauf leiten Sie die Belegungen ab.

Das folgende Beispiel verwendet ausgedachte Zahlen und ist kein Branchenwert. Ein Lokal hat 40 Plätze, im Planfall 1,8 Belegungen pro Platz und Tag, einen Nettobon von 22 Euro pro Gast und 26 Öffnungstage im Monat. Rechnen Sie mit Nettopreisen: Die Preise auf der Speisekarte enthalten die Mehrwertsteuer, die nicht in Ihrer Kasse bleibt. Der schwache Fall unterscheidet sich nur in der Belegung, nämlich 1,4 statt 1,8.

Wo der Plan kippt: Break-even pro Tag

Die Tabelle stellt beide Fälle nebeneinander. Als Wareneinsatz sind 30 Prozent des Umsatzes angesetzt, auch das ist eine Annahme; Ihre Karte kann deutlich darüber oder darunter liegen. Die Fixkosten von 28.000 Euro im Monat stehen für Miete, Personal, Energie und alles, was auch bei leerem Haus anfällt. Zins und Tilgung sind darin noch nicht enthalten.

Break-even in Gästen pro Tag = monatliche Fixkosten ÷ (Öffnungstage × (Bon − Wareneinsatz je Gast)). Hier: 28.000 ÷ (26 × (22 − 6,60)) ergibt rund 70 Gäste. Der Planfall rechnet mit 72. Der Plan trägt sich also nur mit zwei Gästen Luft, und genau diese Lücke verschwindet, wenn die Belegung schwächer ausfällt. Vor allem in den ersten Monaten, in denen sich ein Lokal erst herumspricht, liegt sie realistischerweise darunter. Planen Sie deshalb eine Liquiditätsreserve für Monate ein, in denen die Fixkosten laufen, der Umsatz aber noch unter dem Break-even liegt.

Die Faustregel 30/30/30/10 und ihre Grenze

Die Regel verteilt den Umsatz auf Wareneinsatz, Personal, übrige Betriebskosten wie Miete und Energie sowie Gewinn: 30, 30, 30 und 10 Prozent. Sie stammt aus der englischsprachigen Gastronomie, und wir haben dafür keine eigene Messung. Als Gegenprobe taugt sie, als Planvorgabe nicht, denn Miete und Personalanteil unterscheiden sich je nach Konzept stark.

Im Beispiel oben bleiben vom Umsatz von 41.184 Euro nach Wareneinsatz und Fixkosten 829 Euro übrig, das sind rund 2 Prozent. Die Faustregel erwartet 10. Ein solcher Abstand ist kein Rechenfehler, sondern ein Hinweis: Entweder sind die Fixkosten zu hoch, der Bon zu niedrig oder die Fläche zu groß für die erwartete Nachfrage.

Wenn die Rechnung nicht aufgeht

Es gibt drei Stellschrauben, und alle drei verändern das Konzept, nicht nur die Tabelle: weniger Fläche oder weniger Personal pro Schicht, ein höherer Bon durch eine andere Karte oder eine zusätzliche Einnahmequelle. Entscheiden Sie das vor dem Mietvertrag, nicht danach.

Eine Variante ist ein Konzept ganz ohne Gastraum. Dann entfällt die Gastraummiete, dafür hängt der Umsatz an der Lieferbestellung. Was dabei vor der ersten Bestellung zu entscheiden ist, steht in der Checkliste Ghost Kitchen eröffnen.

Den Plan nach der Eröffnung gegen echte Zahlen halten

FineDine schreibt keinen Businessplan und bringt dafür auch keine Vorlage mit. Wareneinsatz rechnet das Produkt ebenfalls nicht. Nach der Eröffnung hilft es an anderer Stelle: Sie sehen, ob Ihre Annahmen im Betrieb standhalten.

Im Bereich AI Reports (FineDine IQ) stehen unter anderem Revenue, Orders und Avg Ticket. Sie wählen 7, 14, 28 oder 90 Tage oder einen eigenen Zeitraum und sehen den Vergleich mit dem Zeitraum davor. Die Daten werden stündlich aktualisiert. Damit prüfen Sie die beiden Annahmen, die im Beispiel am meisten kosten: den Durchschnittsbon und die Verteilung über die Wochentage. Eine Heatmap der Bestellungen zeigt, welche Tage und Zeiten tatsächlich laufen. Das gilt nur für Umsätze und Bestellungen, die über FineDine laufen; was an einer anderen Kasse bezahlt wird, taucht dort nicht auf.

Wer Tische reserviert, findet im Reservation Report die Zahl der abgeschlossenen Reservierungen, Stornierungen und No-Shows. Ob Ihre Belegung im Plan zu hoch angesetzt war, sehen Sie damit früh, noch bevor die Monatsabrechnung vorliegt. Die klassischen Reports zeigen in der Testphase nur die letzte Woche; welchen Berichtsumfang Ihr Tarif hat, steht auf der Preisseite. Wie ein Restaurant-Managementsystem solche Aufgaben insgesamt abdeckt, erklärt der Beitrag Restaurant-Managementsystem.