Restaurant-Managementsystem: Was es abdeckt und wie Sie Ihre Anforderungen festlegen

Wer nach einem Restaurant-Managementsystem sucht, arbeitet meist schon mit mehreren Programmen: der Kasse, den Tablets der Lieferdienste, einem Reservierungstool oder dem Buch, einer Tabelle im Büro. Ein Restaurant-Managementsystem soll diese Arbeitsdaten an einer Stelle halten: Speisekarte, Bestellungen, Tische, Reservierungen, Gäste, in größeren Paketen auch Lager, Arbeitszeiten und Kosten. Was es nicht selbst hält, sollte es wenigstens eindeutig einem anderen System zuweisen. Der Begriff ist dehnbar. Der eine Anbieter meint damit alles vom Gastraum bis zur Lohnabrechnung, der andere ein einzelnes Modul. Vor Kauf oder Eigenentwicklung steht deshalb eine einfache Frage: Welche Ihrer Daten gehören ins System, und welche bleiben woanders?

Gastraum, Küche und Büro: die drei Bereiche

Üblich ist eine Einteilung in drei Bereiche. Zum Gastraum gehört alles, was der Gast berührt: Speisekarte, Bestellung und Bezahlung, Tische und Reservierungen, Gästedaten. In Küche und Lager liegen Küchenmonitor, Inventur, Einkauf und Rezepturkalkulation. Ins Büro gehören Dienstplan, Lohnabrechnung und Buchhaltung.

Jeder Anbieter benennt dieselbe Sache anders. Was bei dem einen Auftragsverwaltung heißt, nennt der andere Verkaufsmaske, und darunter liegt in beiden Fällen eine Bestellung. Schreiben Sie Ihre Anforderungen deshalb als Datensätze und Regeln auf, nicht als Modulnamen. Ein Datensatz ist etwas, das es gibt: ein Artikel, ein Tisch, eine Reservierung. Eine Regel sagt, was das System tut, wenn etwas passiert.

Eine Preisänderung zeigt, wo die Speisekarte liegt

Wer für einen neuen Preis erst die Kasse, dann die QR-Speisekarte und dann das Angebot beim Lieferdienst anfassen muss, pflegt drei Fassungen derselben Karte. Irgendwann stimmen sie nicht mehr überein. Mit Reservierungen im Buch und Gästenummern im Handy der Restaurantleitung ist es dasselbe.

Der Test dauert eine Minute: Tragen Sie einen neuen Preis einmal ein. Steht er danach auf der Gästekarte, beim Lieferdienst und in der nächsten Woche im Umsatzbericht, liegt der Artikel an einer Stelle. Muss jemand ihn in drei Masken tippen, gibt es drei Fassungen, und am Monatsende widersprechen sie sich.

In einem einzelnen Betrieb laufen meist mehrere Programme nebeneinander. Geld kosten vor allem die Stellen, an denen jemand eine Zahl auf einem Bildschirm abliest und in einen anderen eintippt. An der Theke steht die Kasse, Lieferbestellungen landen auf den Tablets der Plattformen, Reservierungen in einem eigenen Tool oder im Buch, und das Steuerbüro arbeitet mit seinem eigenen Programm. Irgendwo dazwischen liegt eine Tabelle mit Rezepturkosten oder dem Dienstplan.

Genau an diesen Übergängen fällt der Preistest durch. Ändert jemand den Preis in der Kasse und nicht auf dem Tablet der Lieferplattform, steht dort weiter der alte. Zählen Sie diese Übergänge im eigenen Betrieb, am besten während eines laufenden Service.

Die 30/30/30/10-Regel als Prüfstein für den Umfang

Die 30/30/30/10-Regel ist eine Faustregel dafür, wie sich der Umsatz verteilt: etwa 30 % für Speisen und Getränke, 30 % für Personal, 30 % für alles andere, was der Betrieb zum Offenhalten braucht (Miete, Energie, Werbung, Reparaturen), und rund 10 % Gewinn. Als Ausgangsbudget taugt sie, mehr nicht. Eine Kaffeebar kauft anders ein und plant ihr Personal anders als ein Steakhaus, und die echte Verteilung kann deutlich abweichen.

Für die Softwareauswahl ist die Regel trotzdem nützlich, weil jede ihrer vier Zahlen aus einem anderen Datensatz kommt. Der Umsatz kommt aus den Bestellungen. Der Wareneinsatz braucht Einkäufe, Inventurzählungen und für jedes Gericht eine Rezeptur; ein Artikel mit Preis, aber ohne Rezeptur sagt nicht, was der Teller kostet. Für die Personalkosten braucht man erfasste Arbeitsstunden und Stundensätze. Die Betriebskosten stehen in den Rechnungen, also in der Buchhaltung.

Ein System, das nur Daten aus dem Gastraum hält, liefert den Umsatz und keine der drei Kostenzeilen. Das ist kein Problem, solange Sie es vor der Unterschrift wissen und festgelegt haben, welches andere System Wareneinsatz, Personal und Fixkosten liefert.

Was ein Kassensystem im Monat kostet

In den meisten Betrieben liefert die Kasse die Umsatzzeile: Bestellungen und Zahlungen, Artikel für Artikel. Beim Vergleich zählt deshalb, welche Datensätze und welche Verbindungen zu Ihren anderen Systemen im Monatspreis stecken. Die niedrigste Abogebühr auf einer Vergleichsseite ist selten die ganze Rechnung.

Das Abo richtet sich nach der Zahl der Standorte und Kassenplätze, die Sie tatsächlich betreiben. Die Zahlungsabwicklung wird pro Transaktion berechnet und wächst mit dem Umsatz. Ein günstiges Abo, das an einen einzigen Zahlungsdienstleister gebunden ist, kann deshalb am Ende mehr kosten als ein teureres mit freier Wahl.

Kassenterminals, Kartenlesegeräte, Bondrucker für die Küche und Tablets verkaufen manche Anbieter, andere vermieten sie, bei wieder anderen bringen Sie eigene Geräte mit. In Deutschland braucht eine elektronische Kasse außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Fragen Sie, ob sie im Preis enthalten ist oder extra kostet.

Über Schnittstellen zu Lieferdienst, Reservierung, Buchhaltung oder digitaler Speisekarte kommen die Umsatzdaten der Kasse in Ihre übrigen Programme. Manche Anbieter nehmen dafür nichts, andere eine Monatsgebühr pro Anbindung. Zusätzliche Benutzer, weitere Standorte und höhere Bestellgrenzen gibt es oft nur als Zusatzpaket.

Rechnen Sie diese Summe für jeden Anbieter auf Ihrer Shortlist mit einem echten Monat und Ihrer echten Bestellzahl durch. Soll am Tisch bestellt und bezahlt werden, lohnt vorher ein Blick darauf, wie ein QR-Code-Bestellsystem am Tisch funktioniert. Ob die Kasse die Zahlung übernimmt oder ein anderes Werkzeug, verschiebt die Zeile für die Zahlungsabwicklung.

Gästedaten: woraus sich ein Restaurant-CRM füllt

Gästedaten entstehen selten im CRM selbst. Sie entstehen dort, wo Bestellungen, Reservierungen und Feedback landen, und deshalb kommt vor der Wahl eines CRM die Frage, welches System diese Datensätze hat. Dazu kommt, dass in den meisten Restaurants die Gäste anonym bleiben. Wer ohne Reservierung kommt und bar zahlt, hinterlässt keinen Namen. Schreiben Sie vor dem Vergleich von CRM-Programmen auf, wo bei Ihnen überhaupt Gästedaten entstehen können: bei einer Online-Bestellung, einer Reservierung, einem Feedbackbogen, der Anmeldung zum Treueprogramm, beim Einlösen eines Gutscheincodes.

Der Datensatz selbst ist kurz. Name und Kontaktdaten samt Einwilligung, kontaktiert zu werden. Der Verlauf der Besuche oder Bestellungen. Notizen aus der Reservierung wie Allergien, Platzwünsche oder ein Geburtstag. Dazu Feedback und Bewertungen, die der Gast hinterlassen hat.

Ein eigenständiges CRM, in das weder Bestellungen noch Reservierungen fließen, bleibt leer, egal wie gut seine Kampagnenmasken sind. Feedbackbögen sind oft eine günstige Quelle, weil viele Betriebe sie ohnehin ausgeben. Ob Gäste sie bis zum Ende ausfüllen, hängt davon ab, welche Fragen Sie im Gästefragebogen stellen.

Der Menüartikel braucht die vollständigste Definition

Viele Betriebe fangen mit der Speisekarte an, und kein Datensatz braucht eine so genaue Beschreibung wie der einzelne Artikel. Steht in der Anforderung nur Name und Preis, bekommen Sie ein System, das dem Gast nicht sagen kann, ob ein Gericht Nüsse enthält. Es blendet das Frühstück um elf nicht aus und zeigt nicht, welche Portionsgröße läuft. Zu einem vollständigen Artikel gehören Beschreibung und Foto, ein Preis je Portion, Extras wie ein zusätzlicher Espresso oder ohne Zwiebeln, Allergen- und Nährwertangaben und die Tage und Uhrzeiten, zu denen er bestellbar ist.

Am Menüartikel treffen sich auch Gastraum und Küche. Der Preis liegt in der Speisekarte oder in der Kasse, die Rezeptur, aus der sich der Wareneinsatz ergibt, meist in einem Backoffice-System. Arbeiten beide nicht mit demselben Artikel, wird der Abgleich zwischen Verkauf und Kosten zur Tabellenarbeit, die jede Woche jemand von Hand macht. Fragen Sie den Anbieter nach dieser Verbindung, bevor Sie Zeit in seine Menümaske stecken.

Regeln, die Ihr Team schon befolgt

In den meisten Betrieben gelten Regeln, die nie jemand aufgeschrieben hat. Jede neue Kraft bekommt sie mündlich erklärt, und mitten im Service fallen sie jemandem wieder ein. Schreiben Sie jede Regel in eine Zeile: was passiert, was das System dann tut und wer es übersteuern darf.

Frühstück ist nach elf nicht mehr bestellbar, der Mittagstisch erscheint nur mittags. Eine Lieferbestellung unter dem Mindestbestellwert wird abgelehnt, und die zugesagte Lieferzeit ist Zubereitungszeit plus Fahrzeit. Alkohol braucht eine Altersprüfung. Ein Gutscheincode gilt vielleicht nur für Lieferung und nicht im Haus, oder erst ab einem bestimmten Bestellwert.

Dann kommen die Fragen nach dem Wer. Schickt der Gast die Bestellung vom eigenen Handy, die Servicekraft vom Tablet, oder beide? Wer darf stornieren, und bis zu welchem Punkt in der Küche geht das noch? Auch beim Geld gibt es Regeln: Portionspreise, Gedeck oder Servicepauschale, vorgeschlagenes Trinkgeld, getrennte Rechnungen. Und es gibt die unangenehmen Momente, etwa ein Gericht, das mitten im Service ausgeht, oder ein Tisch, der bezahlt hat und sitzen bleibt.

Manche dieser Regeln passen in keine Software, die Sie sich ansehen. Führen Sie sie auf einer eigenen Liste. Sie bleiben Sache des Teams, und genau bei ihnen machen neue Kräfte am ehesten Fehler.

Anforderungen aus einem echten Service ableiten

Dafür brauchen Sie keine Vorlage, sondern ein Notizbuch. Nehmen Sie es durch einen ganzen Service mit, besser noch durch einen vollen und einen ruhigen, und schreiben Sie jedes Mal auf, wenn dieselbe Information zweimal eingegeben wird. Die Bestellung, die vom Block abgelesen und in die Kasse getippt wird. Die telefonische Reservierung, die ins Buch übertragen wird. Der Preis, der an der Tafel geändert wurde und in der App nicht. Jede dieser Stellen ist eine Anforderung, die Sie begründen können, weil Sie sie selbst gesehen haben. Wo in einer Schicht solche Stellen typischerweise liegen, zeigt der Tag einer Restaurantleitung im Tagesgeschäft.

Danach verfolgen Sie eine einzelne Bestellung von der Aufnahme bis in die Buchhaltung und zählen, durch wie viele Stellen sie läuft. Sind es mehr als zwei oder drei, gehören Schnittstellen weit nach oben auf Ihre Liste.

Zwei Dinge stehen nicht im Notizbuch. Ein digitaler Bestellweg verkürzt die Zeit, bis bestellt ist, aber die Küche kocht deshalb nicht schneller. Kommt sie nicht hinterher, wandert der Stau nur vom Tisch an den Pass. Außerdem will nicht jeder Tisch vom Handy bestellen; große Gruppen und manche Anlässe erwarten weiter eine Servicekraft. Planen Sie digitale Bestellung deshalb als zusätzlichen Kanal neben dem Service am Tisch, nicht als Ersatz.

Ein System als Softwareprojekt entwerfen

Wer ein Restaurant-Managementsystem selbst baut, etwa als Studien- oder Softwareprojekt, hat mit der Trennung in Datensätze und Regeln den Entwurf schon in der Hand. Jeder Datensatz wird eine Entität mit eigenen Feldern: Menüartikel, Extra, Bestellung, Bestellposition, Tisch, Bereich, Reservierung, Gast, Mitarbeiter. Jede Regel aus dem Notizbuch wird eine Prüfung oder ein Statuswechsel, zum Beispiel eine Bestellung, die nicht mehr storniert werden kann, sobald die Küche angefangen hat.

Projekte, die bei den Bildschirmen anfangen, speichern am Ende oft dieselben Daten an zwei Stellen. Wer mit Menüartikel, Bestellung und Tisch beginnt, hält den Umfang überschaubar. Küchen-Entitäten wie Rezepturen und Inventurzählungen lassen sich später ergänzen, ohne dass der Gastraum-Teil umgebaut werden muss.

Anbieter nach ihrem Schwerpunkt vorsortieren

Wir stellen selbst eines dieser Systeme her und machen deshalb keine Rangliste der anderen. Sortieren Sie Anbieter lieber danach, worum herum sie gebaut sind. Backoffice-Pakete gehen meist von Lager, Einkauf und Buchhaltung aus, kassenzentrierte Systeme von Bestellung und Zahlung, gästeorientierte Plattformen von Speisekarte, Bestellkanälen, Website und Reservierung. In welchen dieser Bereiche Ihre Lücken liegen, steht in Ihrem Notizbuch.

Nehmen Sie die drei Doppeleingaben, die am häufigsten vorkamen, und lassen Sie sich jede davon in der Demo zeigen: auf dem Bildschirm des Anbieters, mit Ihrer Speisekarte. Antwortet der Anbieter mit einem Funktionsnamen, bitten Sie darum, die Maske zu sehen.

In welcher Reihenfolge man ein System einrichtet

Die Reihenfolge der Einrichtung ist fest, weil jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut. Zuerst kommt die Speisekarte, Artikel für Artikel mit Portionen, Extras, Allergenen und Verfügbarkeit. Das ist meist der längste Schritt. Danach Tische und Bereiche, die Kanäle und welche Karte auf welchem Kanal erscheint, die Regeln aus dem Notizbuch als Einstellungen und schließlich die Verbindungen zu Kasse, Zahlungsdienstleister und Drucker. Spielen Sie vor dem Start einen Testservice mit echten Artikeln durch und lassen Sie sich den Tag Artikel für Artikel ausgeben. Wenn Sie ihn dafür exportieren und in einer Tabelle neu zusammenbauen müssen, ist die Anforderung an das Reporting nicht erfüllt.

Automatisch erzeugte Inhalte kommen zuletzt, weil sie übernehmen, was schon im System steht. Im Juli 2026 haben wir im FineDine-Panel eine Testwebsite für eine Bäckerei erzeugen lassen. Unter den beliebten Artikeln standen ein T-Bone-Steak und ein Filet Mignon aus der Beispielkarte, und weil die Betriebsdaten leer waren, stand als Standort ein Platzhalter da. Daran änderte auch unsere Beschreibung der Bäckerei nichts, denn diese Teile kamen aus Speisekarte und Betriebsdaten.

Was FineDine abdeckt und was es anderen Systemen überlässt

FineDine deckt den Gastraum und das Reporting ab, in der 30/30/30/10-Regel also die Umsatzzeile. Der vollständige Menüartikel mit Portionen, Extras, Allergenen und Zeiten liegt in Menu Manager als ein einziger Datensatz. QR-Speisekarte und AI Website Builder lesen denselben Datensatz, ein neuer Preis wird einmal eingetragen. Liegt Ihre Karte schon als Foto, PDF, Excel- oder CSV-Datei vor, baut Menu Manager daraus eine Speisekarte. Der längste Einrichtungsschritt besteht dann darin, das Übernommene zu prüfen und zu korrigieren.

Viele Regeln aus dem Notizbuch, etwa Mindestbestellwert, Zubereitungszeit, Altersprüfung oder ein Gutscheincode, der nur auf einem Kanal gilt, stehen dann als Einstellung im System und müssen nicht mehr jeder neuen Kraft erklärt werden. Gästedaten aus Bestellungen, Reservierungen, Feedbackbögen und Bewertungen einzelner Gerichte liegen zusammen unter Guests & Engagement, also bei den Datensätzen, aus denen sie stammen.

Für die Umsatzzeile gibt es Standardberichte zu Artikeln, Geschäft und Reservierungen, dazu AI Reports (FineDine IQ). Sie werden stündlich aktualisiert, vergleichen Umsatz, Bestellungen und Durchschnittsbon mit einem früheren Zeitraum und melden Auffälligkeiten. Anbindungen an Kasse, Zahlungsdienstleister und Drucker stehen im Marketplace, manche kostenlos, manche mit Monatsgebühr. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Kasse dort aufgeführt ist.

Ein Modul für Lager, Einkauf, Rezepturkalkulation, Dienstplan, Lohnabrechnung oder Buchhaltung hat FineDine nicht. Mitarbeiterkonten haben Rollen, die festlegen, wer was darf, aber Arbeitszeiten werden nicht erfasst. Wareneinsatz, Personal- und Betriebskosten müssen also aus einem anderen System kommen, und für dieses System gehört eine Frage in Ihre Anforderungen: Woher bekommt es die Verkäufe je Artikel, aus FineDine oder aus der angebundenen Kasse?