Sie wollen Tische online vergeben und wissen nicht, ob eine eigene Buchungsseite reicht oder ob es ein Portal sein muss. Drei Fragen entscheiden das: Woher kommen Ihre Gäste? Wie viele Plätze können Sie pro Zeitfenster wirklich vergeben? Und was kostet Sie ein Tisch, der leer bleibt? Kommen die Gäste ohnehin zu Ihnen, genügt die eigene Seite. Sollen Fremde Sie erst finden, brauchen Sie zusätzlich ein Portal mit eigenem Publikum. Die Software ist dabei der kleinere Teil. Über den Abend entscheiden die Regeln, die Sie einstellen.
Eigene Buchungsseite oder Portal
Ein Portal bringt Gäste, die Ihr Haus noch nicht kennen. Dafür steht ein Dritter zwischen Ihnen und dem Gast, und bevor Sie starten, sollten Sie wissen, wie er abrechnet: mit Monatsgebühr, mit Gebühr pro Gedeck oder mit beidem. Rechnen Sie alle Posten zusammen, nicht nur den auffälligsten.
Eine eigene Buchungsseite bringt keine neuen Gäste. Sie nimmt Ihnen die Anrufe der Stammgäste ab, und das klappt, sobald der Link dort steht, wo man Sie ohnehin sucht: auf der Website, im Instagram-Profil, auf der Karte am Eingang. Wer mit Laufkundschaft und Empfehlungen gut ausgelastet ist, kommt meist mit dieser Variante aus. Wer dagegen an ruhigen Wochentagen Plätze verschenkt, hat eher ein Sichtbarkeits- als ein Reservierungsproblem. Dann bringt der Vergleich in Restaurant-Management-Tools: Welches Werkzeug zu welchem Engpass passt mehr als noch ein Buchungsformular.
Was Sie festlegen, bevor der erste Gast bucht
Vier Entscheidungen bestimmen, ob das System dem Service hilft oder ihn stört.
Die erste ist die Kapazität pro Zeitfenster. Zählen Sie nicht die Stühle, sondern die Gedecke, die Küche und Service in einer Stunde sauber schaffen. Die zweite ist die Aufenthaltsdauer. Ein Zweiertisch wird schneller frei als eine Tafel für acht, und davon hängt ab, ob Sie denselben Tisch am Abend ein zweites Mal vergeben können. Drittens müssen Sie klären, ob eine Buchung sofort gilt oder erst nach Ihrer Bestätigung. Die Sofortbestätigung spart Arbeit, die manuelle gibt Ihnen bei großen Gruppen und vollen Abenden die Kontrolle. Und viertens: Bis wann dürfen Gäste online stornieren?
Lassen Sie außerdem einen Teil der Plätze für Gäste ohne Reservierung frei. Wie groß dieser Teil sein sollte, wissen nur Sie, denn er hängt von Lage und Wochentag ab.
Nichterscheinen messen, bevor Sie Regeln verschärfen
Vorabzahlung und strengere Stornobedingungen kosten Buchungen. Prüfen Sie deshalb erst, wie groß das Problem ist. Zählen Sie die Nichterscheinen nicht absolut, sondern als Anteil an allen Reservierungen, und vergleichen Sie gleiche Zeiträume: Freitag mit Freitag, nicht Freitag mit Dienstag.
Bleibt der Anteil nach einer Änderung gleich, war die Änderung deshalb nicht wirkungslos. Buchungsvolumen und Gästemix verschieben sich, und ein Monat reicht dafür oft nicht aus. Nehmen Sie die Zahl als Hinweis, nicht als Beweis.
Das Reservierungsmodul von FineDine
Reservierungen sind bei FineDine ein eigenes Modul unter OPERATE. Es hat drei Teile: Reservierung anlegen (für Anrufe und Laufkundschaft), die Liste aller Reservierungen und die Einstellungen. Gäste buchen über eine eigene Adresse in der Form reserve.finedinemenu.com/Ihr-Lokalname, die das Panel auch als QR-Code zum Herunterladen anbietet.
Die Einstellungen verteilen sich auf fünf Reiter:
Vorabzahlung: Autorisierung, keine Abbuchung
Der Reiter Pre-Payment arbeitet mit einer Autorisierung. Im Panel steht es so: Die Reservierungsgebühr wird nur autorisiert, und sobald Sie die Reservierung auf „arrived“ setzen, wird der autorisierte Betrag automatisch freigegeben. Erscheint der Gast und markieren Sie ihn als angekommen, zahlt er also nichts.
Was beim Nichterscheinen mit dem autorisierten Betrag passiert, sagt diese Einstellung nicht. Klären Sie das vorher mit Ihrem Zahlungsanbieter und halten Sie es in Ihren Reservierungsbedingungen fest, nicht erst am Abend selbst. Ob die Vorabzahlung in Ihrem Tarif enthalten ist, steht auf der Preisseite.
Tischplan und Reservierung sind zwei Werkzeuge
Der Tischplan (Floor plan) liegt in den Einstellungen unter Tables und zeichnet Bereiche und Tische, etwa Terrasse und Innenraum. Zum Reservierungsmodul gehört er nicht. Wer Reservierungen einführt, richtet deshalb beides getrennt ein. Wie sich Tische, Bereiche und Gedecke in den Gesamtbetrieb eines Hauses fügen, steht in Restaurant-Managementsystem: Was es abdeckt und wie Sie Ihre Anforderungen festlegen.
Auswertung und Grenzen
Der Reservation Report zeigt Gesamtzahl, abgeschlossene und stornierte Reservierungen, Nichterscheinen, durchschnittliche Gästezahl, Abschlussquote, Tagesverlauf, Aufteilung nach Status und Quelle sowie die Auslastung. Ihre Nichterscheinen-Quote können Sie dort direkt ablesen. Wie weit der Bericht zurückreicht, hängt vom Tarif ab. Im Bereich AI Reports (FineDine IQ) gibt es zusätzlich einen Reiter Reservations.
Drei Grenzen gehören dazu. Die Buchungsseite ist Ihre eigene Adresse, und wer sie nicht kennt, findet Sie darüber nicht. Die Zahl der Reservierungen pro Monat hängt vom Tarif ab. Und die Bedingungen für Stornierung und Vorabzahlung formulieren Sie selbst, denn die Software setzt sie um, schreibt sie aber nicht für Sie. Wie das alles in den Tagesablauf passt, zeigt Tagesgeschäft im Restaurant: so läuft der Tag einer Restaurantleitung.
| Reiter | Was er regelt | Engpass |
|---|---|---|
| Settings | Reservierungen aktivieren, automatische oder manuelle Bestätigung, Online-Stornierung, Bereichsauswahl | Wer entscheidet, ob eine Buchung gilt |
| Time & Capacities | Zeiten und Kapazitäten | Überbuchung zur Stoßzeit |
| Form Options | Das Formular, das der Gast ausfüllt | Rückfragen am Telefon |
| Notifications | Benachrichtigungen zu Reservierungen | Neue Buchungen, die untergehen |
| Pre-Payment | Vorabzahlung per Autorisierung | Nichterscheinen |
Häufig gestellte Fragen
- Reicht eine eigene Buchungsseite, oder brauche ich ein Portal?
- Die eigene Seite entlastet das Telefon bei Gästen, die Sie schon kennen. Neue Gäste bringt sie nicht. Wenn Sie die brauchen, lohnt sich ein Portal mit eigenem Publikum. Rechnen Sie dann Monatsgebühr und Gebühr pro Gedeck zusammen.
- Kann ich Telefonreservierungen im selben System erfassen?
- Ja. Neben der Liste gibt es im Modul einen Punkt zum Anlegen von Reservierungen. Ihr Team trägt damit Anrufe und Laufkundschaft selbst ein.
- Bucht FineDine bei der Vorabzahlung sofort ab?
- Nein. Laut Panel wird die Reservierungsgebühr nur autorisiert. Setzen Sie die Reservierung auf „arrived“, gibt das System den Betrag automatisch frei. Für das Nichterscheinen brauchen Sie eine eigene Regel in Ihren Bedingungen.
- Wie viele Reservierungen pro Monat sind möglich?
- Das hängt vom Tarif ab. Die aktuellen Werte stehen auf der Preisseite, weil sie sich ändern.
