Escanear para pedir: cómo funciona un sistema de pedidos con código QR en la mesa

Si está pensando en que sus clientes pidan desde la mesa con un código QR, generar el código es lo más fácil y toma un minuto. El cliente lo escanea, el menú se abre en el navegador del celular sin instalar nada y el pedido sale de ahí, muchas veces con el pago incluido. Lo que de verdad lleva tiempo son las decisiones de antes: en qué modo funciona el código, si cada mesa tiene el suyo, cómo llegan ahora las peticiones que antes recogía el mesero y quién revisa que el código de la mesa siga siendo el suyo.

Exhibición, pedidos y pago: tres montajes detrás del mismo código

Escanear para pedir, pedidos por QR, pedir en la mesa, pedido desde el celular. Se le llame como se le llame, el código de la mesa es el mismo. Lo que cambia de un restaurante a otro es cuánto hay encendido detrás.

Por eso la pregunta útil es cuántos de los tres montajes quiere usar y en qué orden, más que elegir entre papel y digital. Muchos locales pasan una temporada con el menú solo en exhibición antes de recibir el primer pedido por celular. Así la capacitación se hace en dos etapas. Primero el equipo se acostumbra a que el cliente lea la carta en su pantalla, y después aprende a atender una comanda que entró sin que nadie la tomara.

Qué hace el cliente después de escanear

Para el cliente son cuatro pasos. Apunta la cámara al código y toca el enlace que aparece. Si el menú tiene más de un idioma, elige el suyo. Agrega los platos, marca las opciones y deja una nota donde la cocina la necesite. Por último envía el pedido y, si el pago está activado, paga en la misma pantalla.

Algunos celulares antiguos no leen códigos con la cámara, y ese cliente suele ser el que levanta la mano para llamar a alguien. El recorrido completo del comensal, de la primera pantalla a la cuenta, está en qué cambia para el cliente después de escanear.

Cuatro ajustes que conviene decidir antes de poner los códigos en las mesas

Conviene decidirlos antes de imprimir, porque con los códigos ya en las mesas cuesta más cambiarlos.

El primero es el modo. En exhibición, el código es una carta que el cliente lee en su celular. En modo pedidos, cada mesa puede mandar comandas sin esperar a que pase el mesero.

El segundo es cómo se identifica la mesa. Con un código por mesa, cada comanda llega sabiendo de dónde salió. Un solo código para todo el salón se imprime una vez, pero el cliente tiene que indicar en qué mesa está. En FineDine las mesas se agrupan primero por áreas, así que la terraza y el primer piso se configuran por separado en lugar de quedar en una lista larga.

El tercero son los canales. Un menú lleva etiquetas de salón, para llevar, domicilio y tablet, y el código de la mesa es solo el primero de ellos. Recibir pedidos para llevar y a domicilio por un canal propio es otra decisión, con sus propios tiempos de entrega y pedidos mínimos. Ese lado está en lo que conviene y lo que no en los pedidos en línea.

El cuarto es en qué momento se cobra. Si el cliente paga desde el celular, la mesa se cierra sin que nadie tenga que volver con la cuenta. Si cobra al final, mantiene el cierre que sus clientes habituales ya conocen. Pedir y pagar se activan por separado, y nada obliga a encender los dos la misma semana.

Códigos alterados: el aviso del FBI de 2022 y las tarjetas de mesa

En enero de 2022, el Centro de Denuncias de Delitos en Internet (IC3) del FBI publicó un aviso sobre delincuentes que alteran códigos QR. Cambian un código legítimo por otro que lleva a una página falsa, parecida a la original, donde la víctima escribe su usuario o los datos de su tarjeta. En los códigos impresos, el método que menciona el aviso es pegar una calcomanía encima del original.

En un restaurante, eso es lo que puede pasar. No hace falta entrar a su cuenta, basta con un minuto frente a una mesa vacía. Ninguna plataforma de menú lo puede detectar, porque el código que generó sigue funcionando. Simplemente quedó tapado y el cliente escanea el de encima.

Así que la revisión le toca al salón. Incluya los códigos en el recorrido de apertura, en la misma ronda en que alguien comprueba que las mesas están montadas. Si el código va impreso dentro de la tarjeta de mesa y no pegado como etiqueta, es más fácil notar que alguien le puso otra capa.

El aviso también le da a su equipo algo que decir. El FBI recomienda revisar la dirección web después de escanear, tener cuidado al poner datos de pago en una página a la que se llegó por un código y no descargar aplicaciones desde uno. Con eso alcanza para una frase que el equipo pueda repetir en la mesa: nuestro menú se abre en el navegador, nunca pide instalar nada y el pago pasa por el proveedor que usamos. Si una mesa cuenta algo distinto, ese código se cambia antes de sentar a los siguientes clientes.

El daño de un código cambiado se hace en el pago. Cuando el cliente paga desde el celular, los datos de la tarjeta entran en el checkout del proveedor de pagos que usted conectó, y los puntos donde ese flujo suele fallar están en cómo funcionan los pagos con código QR en la mesa. El FBI no le pide a la gente que deje de pedir por QR, sino que mire adónde la lleva un código. En sus mesas, la primera persona que puede mirarlo es usted.

Lo que el mesero resolvía de camino a tomar la comanda

De camino a tomar la comanda, el mesero resolvía varias cosas sin que nadie se las pidiera. Retiraba el vaso vacío, se enteraba de que un plato había salido mal, veía que la mesa seis ya quería la cuenta. Si esa vuelta desaparece del servicio, cada una de esas tareas necesita otra forma de llegar.

Para eso están las peticiones de servicio. En los ajustes de operación usted decide qué puede mandar el cliente desde la pantalla del menú: llamar a alguien, pedir la cuenta o avisar de un problema con un pedido que ya entró. Elíjalas con cuidado. Cuando la pantalla no deja llegar a una persona, ahí suele empezar a torcerse una puesta en marcha que iba bien.

El alcohol tiene su propio ajuste. Se puede sumar una verificación de edad al flujo de pedido, pero eso solo pone la pregunta en la pantalla. La decisión de servir la copa sigue siendo de quien la lleva a la mesa.

También cambia el ritmo. Las comandas ya no llegan al paso de la ronda del mesero sino cuando cada mesa está lista, y eso puede significar varias en el mismo minuto.

Lo que cuesta pedir por QR además de la suscripción

Cuando alguien pregunta cuánto cuesta un sistema de pedidos por QR, la respuesta suele ser un solo número, la suscripción mensual. En la práctica hay cinco gastos y ese es solo el primero.

La suscripción tiene topes. Los planes se diferencian en cuántas mesas puede operar y cuántos pedidos al mes incluyen, y como esas cifras cambian, las vigentes están en la página de precios. Antes de comparar, cuente sus mesas y saque los pedidos de un mes fuerte.

Si el cliente paga desde el mismo código con el que pidió, el proveedor de pagos cobra su comisión. Usted conecta su cuenta de Stripe, Iyzipay o el que opere en su mercado, y la comisión de la tarjeta la fija ese proveedor, no la plataforma del menú.

La conexión con el POS es el gasto que más se olvida. Algunos conectores vienen incluidos y otros se pagan aparte cada mes, según la terminal que ya tenga en la barra. Búsquela por su nombre antes de decidir.

Después está la impresión. Un código asignado a una mesa hay que reimprimirlo cuando se reorganiza el salón, cuando la tarjeta se gasta y cuando alguien la altera.

El quinto gasto no sale en ninguna factura. En los primeros servicios alguien tiene que pasar por las mesas explicando el código, y esas horas también se pagan.

Dónde no encaja pedir desde la mesa

Hay clientes que no van a escanear, por mucha capacitación que tenga el equipo. Tener cartas impresas en la recepción no quiere decir que la implementación salió mal. Es el respaldo para que ninguna mesa se quede esperando.

Con poca luz a la cámara le cuesta leer el código, y con un laminado brillante bajo un foco también. Imprima en mate y ponga el código donde no lo tapen los platos ni la panera.

El cliente que viene por primera vez muchas veces quiere que le recomienden. La pantalla puede mostrar la foto de cada plato, pero no le dice qué está bueno esta noche.

Una mesa grande que divide la cuenta encuentra los límites de cualquier software antes que los de un mesero. Compruebe cómo lo resuelve el suyo antes de prometérselo a una reserva de grupo.

Y pedir por QR no le da más capacidad a la cocina. La espera en el salón puede bajar mientras la presión se pasa al pase, y que las comandas lleguen antes solo sirve si la cocina puede sacarlas.

Dos semanas de prueba en un área antes de todo el salón

Elija un área, la terraza o un bloque de mesas cerca del pase, y pruebe ahí durante dos semanas. Imprimir los códigos de un área cuesta casi nada y tirarlos no cuesta nada. Lo difícil de revertir es imprimir para todo el salón.

Antes de empezar, junte tres números. Ninguno exige comprar nada. El primero es cuánto tarda un pedido en llegar a la cocina desde que la mesa está lista para pedir, medido en tres servicios. El segundo sale de revisar los últimos 50 tickets y contar cuántos llevan una nota o una modificación, porque ese detalle hoy depende de la memoria de alguien. El tercero es para quien quiera saber si pedir desde la mesa sube el ticket promedio. Deje abiertas las dos formas de pedir en el mismo servicio y compare sus propias cifras, no el caso de éxito de otro restaurante.

Al terminar las dos semanas, mida lo mismo otra vez. Sin esos números de partida, lo único que podrá juzgar es la sensación que le dejó el turno.

El área de prueba en FineDine

En FineDine se empieza por el menú, porque todos los canales leen de él. Los códigos y sus modos están en los ajustes: se generan por mesa o como un único código para el salón, y exhibición y pedidos se activan por separado. En los ajustes de pedidos están los canales, la verificación de edad y el pedido mínimo. En los ajustes de operación están las peticiones que el cliente puede enviar.

Con el área de prueba en marcha, el número de pedidos y el ticket promedio del lado QR aparecen en FineDine IQ, donde puede comparar un rango de fechas con el anterior. Las cifras de antes de la prueba y las de las mesas sin código siguen en su caja, así que esa comparación la hace usted.

Los topes vigentes de mesas y pedidos mensuales están en la página de precios. Si quiere ver cómo funciona todo con su propio menú, pídanos una demostración y venga pensando en uno de sus servicios más cargados.