Antes dos nomes de fornecedor convém definir o trabalho que está a tentar resolver: que processo consome tempo, que categoria o cobre e até onde chega já o seu sistema atual.
As Categorias, pelo Trabalho que Fazem
O software de restaurantes divide-se num punhado de trabalhos. Nem todos os restaurantes precisam de todas estas categorias; definir a prioridade pelo trabalho que quer resolver funciona melhor do que partir da marca.
| O trabalho | O que substitui | Em que problema se avalia |
|---|---|---|
| Menu e pedidos | Menus impressos, pedidos à mão | Quando as mudanças de menu ou os erros custam tempo real |
| Pagamento à mesa | Andar com o terminal para trás e para a frente | Quando a espera pela conta é queixa frequente |
| Reservas | Um telefone e um livro de papel | Quando as faltas ou as reservas duplicadas se repetem |
| Gestão de mesas e sala | Saber a sala de cor | Quando mais do que uma pessoa senta clientes |
| Stock e compras | Folhas de cálculo e contagem semanal | Quando ficar sem algo a meio do serviço deixa de ser raro |
| Turnos e salários | Um grupo de conversa e uma escala impressa | Quando as trocas de turno acontecem sem que saiba |
| Relatórios | Ler a caixa ao fechar | Quando precisa de comparar este mês com o anterior |
Há também o restaurante de uma só casa que genuinamente não precisa de nada disto. Se uma pessoa senta, tira o pedido e fecha, o software acrescenta um passo. O que decide a necessidade de automatizar é a frequência em conjunto com o tempo que consome, o risco de erro e o custo quando a tarefa falha.
Antes de Assinar Seja o Que For
Faça estas cinco perguntas antes de assinar seja o que for.
- Que tarefa, exatamente, isto vai eliminar? Se a resposta for uma categoria e não uma tarefa, a avaliação ainda não começou.
- Quem o vai usar durante o serviço e já o viu? Quando a equipa que o vai usar não participa na escolha, aumenta o risco de problemas de adoção.
- O que acontece quando a internet cai? Perceba com clareza que operações continuam e quais param quando a ligação cai.
- Que limites tem o plano naquilo que lhe interessa mesmo? Os tetos costumam estar na função que mais vai usar.
- Como sai a sua informação se sair? Menus, pedidos e fichas de clientes devem poder exportar-se sem abrir um pedido de apoio.
Verifique sobretudo os limites do plano face ao seu uso real. Se faz reservas, veja o teto mensal e não a lista de funcionalidades; um plano pode incluir reservas e ainda assim parar num número que não aguenta uma época. Na própria matriz de planos da FineDine esse teto é de 250 reservas por mês no plano intermédio, e só há ilimitadas no plano superior ou como módulo pago. Do mesmo modo, até onde os relatórios recuam muda com o plano, o que se descobre na primeira vez que tenta comparar este trimestre com o mesmo do ano passado.
Um Só Sistema ou a Melhor Ferramenta para Cada Trabalho?
Esta é a decisão real e as duas respostas defendem-se. Um sistema que cubra quase tudo, ou a melhor ferramenta para cada trabalho. Um só sistema pode reduzir o trabalho de integração e reconciliação; ferramentas separadas podem oferecer mais profundidade nas categorias que mais contam.
Na prática há duas coisas que decidem. Se o mesmo número tiver de ser escrito em dois sistemas, o conjunto vai desalinhar-se e a reconciliação manual passa a ser uma necessidade recorrente. E se uma categoria é mesmo central para a forma como ganha dinheiro, ficar-se pelo apenas suficiente aí sai caro de uma maneira que um só acesso não compensa.
O Que uma Plataforma de Menu e Pedidos Não Cobre
Esta é a parte que cai das comparações e vale a pena dizê-la com clareza. Uma plataforma construída à volta do menu e do pedido cobre bem o lado do cliente: o menu, os pedidos pelos vários canais, o pagamento, mesas e planta de sala, reservas, opiniões e os relatórios sobre tudo isso.
Mas o stock, os salários e o planeamento de turnos não estão lá dentro. São categorias à parte com fornecedores à parte, e saber isto antes de comprar evita que a necessidade de um produto extra e de outra integração apareça como surpresa.
Do lado dos relatórios há uma capacidade que vale a pena nomear porque passa facilmente despercebida numa demonstração: a verificação diária de anomalias ajuda a notar mudanças inesperadas nos pedidos ou no desempenho de um canal sem esperar pelo relatório de fim de mês. O mesmo painel compara janelas de 7, 14, 28 e 90 dias, pelo que o período de comparação é uma definição e não um relatório a refazer.
Como Começar Sem Adivinhar
Antes de começar a comparar fornecedores há duas formas simples de medir a sua operação atual.
- Liste todos os sítios onde hoje vive um número: a caixa, uma folha de cálculo, um caderno, um telemóvel. Os duplicados dessa lista são a sua primeira automatização, porque é dos dados duplicados que vêm os erros.
- Cronometre uma semana da tarefa que mais quer automatizar e junte depois o custo dos erros, das vendas perdidas e da carga de gestão. Compare o custo anual do software com esse total.
Perguntas frequentes
- O que inclui de facto um software de gestão de restaurantes?
- Depende da categoria. Uma plataforma de menu e pedidos cobre o lado do cliente: menu, pedidos, pagamento, mesas, reservas e opiniões. Stock, salários e escalas costumam ser produtos à parte, e assumir que estão incluídos é a surpresa mais comum do primeiro mês.
- Preciso também de um POS?
- Depende da instalação. O que mais conta é como os sistemas de pedido e de pagamento falam um com o outro. Se os pedidos de um têm de ser reintroduzidos no outro, acrescentou trabalho; teste essa integração numa demonstração com o seu menu.
- Quanto deve um restaurante pequeno gastar em software?
- Não há um rácio de orçamento único que sirva. Pese o custo anual do software face ao tempo de pessoal que liberta, aos erros que reduz, à visibilidade que dá e a qualquer efeito na receita.
- O que acontece aos meus dados se mudar de sistema?
- Pergunte antes de assinar. Itens de menu, histórico de pedidos e fichas de clientes devem poder exportar-se num formato padrão. Um fornecedor que não responde a isto numa frase já lhe está a dizer algo sobre a migração que teria pela frente.
- É melhor comprar tudo ao mesmo fornecedor?
- É mais simples, e a simplicidade conta muito quando a capacidade de apoio técnico é limitada. O argumento a favor de ferramentas separadas ganha força quando uma categoria é central no seu modelo e a versão tudo-em-um fica curta precisamente aí.
O Que a FineDine Cobre e o Que Deixa de Fora
A FineDine cobre num só sítio as categorias viradas para o cliente: menu, pedidos por QR, tablet e entrega, pagamento à mesa, mesas e planta de sala, reservas, opiniões e os relatórios sobre tudo isso. As categorias de retaguarda não fazem parte, e vale a pena sabê-lo antes de comparar. Cruze esse âmbito com os sistemas que já usa e verá que trabalhos ficam de fora.
