Restoran Maliyet Kontrolü: Yeni Başlayanlar İçin Rehber

Ay kapandı. Ciro geçen aydan iyi, ama kasada kalan para beklediğiniz kadar değil. Kira, maaş ve enerji gibi sabit giderleri zaten biliyorsunuz. Açığın görünmeyen kısmı mutfakta, tabak başına birkaç gramla açılır. Maliyet kontrolü bu açığı ölçmekle başlar: reçeteye göre harcanması gereken malzemeyi gerçekten harcananla karşılaştırırsınız. Bunun için bütün menüyü masaya yatırmanız gerekmez. Tek bir reçete ve tek bir ayın sayımı, farkın nereden çıktığını görmeye yeter.

Beklenen Maliyet ile Gerçekleşen Maliyet

Yiyecek maliyeti dönem hesabıyla bulunur. Dönem başındaki stoka dönem içindeki alımları eklersiniz. Dönem sonunda saydığınız stoku çıkarırsınız. Kalan tutar, o dönemde mutfaktan çıkan malın bedelidir. Bunu yiyecek satışına bölünce gıda maliyeti oranı çıkar.

Oran size bir şeyin kaydığını söyler, neyin kaydığını söylemez. Onu ikinci hesap gösterir: satılan her tabağın reçetesine göre harcanması gereken malzeme. Buna beklenen ya da teorik maliyet denir. Gerçekleşen maliyetle arasındaki farkta israf, fazla konan porsiyon, kayda girmeden çıkan mal ve sayım hatası bir arada durur.

Bu hesap, gramajı yazılı bir reçete kartı ister. Kart yoksa beklenen maliyet de yoktur. Menünün tamamıyla başlamayın. En çok satan ve en pahalı malzemeyi taşıyan birkaç tabak yeter.

Tek Reçete, Tek Ay: Farkı Sayıyla Görmek

Hesaba en pahalı kalemden başlayın. Çoğu mutfakta bu, ettir. Tablodaki sayılar örnektir, kendi reçetenizle değiştirin. Izgara köftenin reçetesi porsiyon başına 150 gram kıyma diyor. Ay içinde 1.000 porsiyon satılmış. Reçeteye göre harcanması gereken kıyma 150 kilo. Sayım ise başka bir şey söylüyor: ay başında 40 kilo var, ay içinde 160 kilo alınmış, ay sonunda 35 kilo kalmış. Mutfaktan çıkan kıyma 165 kilo.

Aradaki 15 kilo, beklenenin %10'u. Bunun 10 kilosu tek bir alışkanlıktan çıkabilir. Usta porsiyonu 150 değil 160 gram koyuyorsa, 1.000 porsiyonda 10 kilo buradan gider. Kalan 5 kilo için bakılacak yerler belli: zayi defterine yazılmadan atılan ürün, personel yemeği ve ikramlar, tartılmadan teslim alınan eksik mal, bir de sayımın kendi hatası.

15 kiloyu kıymanın son alış fiyatıyla çarpın, farkın ay sonundaki karşılığını görürsünüz. Porsiyondan gelen kısmı kapatmak pahalı bir iş değil. Pasa bir tartı koymak ve reçete kartını ustanın göreceği yere asmak işin başıdır.

Bu hesabın bir sınırı var. Aynı kıyma başka tabaklara da giriyorsa (içli köfte, lahmacun, kıymalı pide), beklenen tüketimi o tabakların satışıyla birlikte toplamanız gerekir. Yalnız köfteye bakarsanız fark olduğundan büyük görünür.

Cost Raporu Haftada Bir Sayfa

Cost raporu, köfte hesabının her hafta aynı biçimde tekrarıdır. Bir sayfayı geçmesi gerekmez. Altı satır yeter: haftanın yiyecek satışı, faturalardan toplanan alımlar, hafta sonu sayımı, bunlardan çıkan gıda maliyeti oranı, geçen haftaya göre değişim ve bu değişimi açıklayan kısa bir not.

Sayımı her hafta aynı gün, aynı saatte ve servis başlamadan yapın. Salı sabahı yapılan sayımı cuma akşamı yapılanla karşılaştırırsanız, satış yoğunluğundaki fark maliyet farkı gibi görünür. Bütün depoyu her hafta saymak ağır geliyorsa haftalık sayımı en pahalı kalemlerle sınırlayın. Tam sayımı ayda bir yapın.

Hangi oranın sizin için normal olduğunu menünüz belirler. Kahve ağırlıklı bir kafeyle et restoranının oranı aynı çıkmaz. Başka bir işletmenin rakamı size referans olmaz. Sizin çizginiz, ilk üç ayın ortalamasıdır. Bu çizgiden belirgin biçimde ayrılan haftada not satırı boş kalmamalı.

Cost Control Departmanı Ne İş Yapar, Sizde Kim Yapar?

Büyük otellerde ve zincirlerde bu iş için genellikle ayrı bir birim ya da cost controller unvanlı biri olur. Mal kabulde gelen ürünü faturayla ve siparişle karşılaştırır. Sayımları yürütür. Reçete kartlarını güncel alış fiyatlarıyla tutar. Beklenen ile gerçekleşen maliyet farkını raporlar ve satın almanın fiyatlarını denetler.

Tek şubeli bir restoranda böyle bir birim yoktur. İş, işletme sahibine ya da müdüre düşer. Müdür arıyorsanız bu sorumluluğu restoran müdürü iş tanımına açıkça yazın. Yazmazsanız kimsenin işi olmaz.

Dışarıdan destek almak da mümkün. Bir muhasebeci ya da ön muhasebe bilen biri faturaları düzenler, ay sonunu kapatır. Ama muhasebe malın nereye gittiğini görmez. Sayım ve reçete bilgisi mutfaktan gelmek zorunda. Bir de bağımlılık meselesi var. O kişi hastalanırsa, izne çıkarsa ya da ay sonunda ulaşılamazsa rapor çıkmaz. En basit B planı, raporu ekipte en az iki kişinin hazırlayabilmesidir.

Ekip Aynı Bilgiye Bakmıyorsa

Köfte örneğindeki 10 kilo her zaman bilgisizlikten çıkmaz. Bilgi herkese ulaşmamış olabilir. Usta reçetedeki 150 gramı bilir, ama akşam servisinde ızgaranın başında yardımcısı durur. Zayi defteri mutfaktadır, sipariş listesi müdürün telefonunda.

Herkesin aynı reçete kartına, aynı zayi kaydına ve aynı sipariş listesine baktığı bir düzen kurun. Paylaşılan bir tablo ya da ekip mesaj grubu gibi genel ofis araçları bu işi görür. Yine de mutfağın temposuna uyup uymadığını deneyerek görün. Eldiven giyen birinin dolduramayacağı bir form, kâğıttaki deftere yenilir.

Bütçe ve Stok Dışındaki Kalemler

Gıda maliyeti hesabı yalnız mutfaktan çıkan malı ölçer. Kira, maaşlar, sigorta, enerji, bakım ve komisyonlar bu hesaba girmez. Oysa kasadaki farkın bir kısmı oradadır. Maliyet kontrolünü stok sayımından ibaret sayarsanız bu kalemler gözden kaçar.

Aylık bütçe, her ay ne kadar paranın girip çıktığını tek tabloda gösterir. En üste satış tahminini yazın. Altına sabit giderleri, sonra gıda ve içecek alımlarını, en sona değişken giderleri koyun. Ay sonunda gerçekleşeni yanına yazınca hangi kalemin kaydığı ortaya çıkar. İşletme küçük diye bütçe gereksiz olmaz. Henüz yazılı bir planınız yoksa bütçeyi restoran işletme planı hazırlarken aynı çalışmanın içinde kurabilirsiniz.

Yazılıma Devredilecek İşler

Elle tutulan kayıtta hata iki yerde birikir. Birincisi toplama ve aktarma, yani faturadaki rakamın tabloya yanlış geçmesi. İkincisi unutulan kayıt, yani zayi edilen ama yazılmayan ürün. Stok, sipariş ve menü yönetimi için kullanılan yazılımlar birinci türü azaltır. Rakamı bir kez girersiniz, toplamayı yazılım yapar.

İkinci tür hata yazılımla kendiliğinden kapanmaz. Sayımı yine biri yapar, zayiyi yine biri kaydeder. Yazılım seçerken tek bir soru sorun: ekibin zaten yaptığı işi mi kısaltıyor, yoksa üstüne yeni bir iş mi ekliyor? Stok tarafına yazılımla başlıyorsanız stok devir hızını da izleyin. Depoda ne kadar paranın beklediğini o gösterir.

Tedarikçi Listesi ve Fiyat Takibi

Aynı ürün farklı tedarikçide farklı fiyattan satılır. Fiyatlar sık değişiyorsa her siparişte birkaç tedarikçiye sormak zaman alır. Yine de bu sorma işi siparişin bir parçasıdır, fazladan bir iş değil. Hedef, aynı ya da yakın kalitedeki ürüne en düşük fiyatı ödemek.

En ucuz teklif her zaman en kârlısı olmaz. Servis saatinden sonra gelen mal, eksik tartılan kasa ya da her seferinde değişen kalite, fiyattan kazandığınızı geri alır. Listede fiyatın yanına teslim düzenini ve mal kabulde gördüğünüz sorunları da not edin.

Küçük bir restoransanız bazı kalemlerde bir tedarikçiyle düzenli alım anlaşması yapmak fiyatı sabitleyebilir. Anlaşma yaptığınız kalemlerde de öteki tedarikçilerin fiyatını izlemeyi bırakmayın. Bir sonraki pazarlıkta elinizdeki tek dayanak o rakamlardır.

Malın Nereden Geldiğini Bilmek

Tedarik zinciri sizin işiniz gibi görünmeyebilir, sonuçta mal kapıya kadar gelir. Ama ürünün nereden geldiğini bilirseniz fiyat değişimini önceden okursunuz. Diyelim ki düzenli aldığınız enginar kalbi Peru'dan geliyor. O zaman fiyatı yalnız hasada bağlı değildir. Navlun ve akaryakıt fiyatı da işin içindedir. İthal kalemlerde fiyat bir de kurla oynar.

Böyle bir kalemin fiyatı art arda yükseliyorsa iki yolunuz var. Aynı ürünün yurt içi karşılığını ya da başka bir kaynağını arayabilirsiniz. Ya da tabağı o ürüne daha az dayanacak şekilde değiştirebilirsiniz. Hangisinin mümkün olduğunu reçete kartındaki gramaj ve misafirin o tabaktan beklediği lezzet belirler.

Yakın Üreticiden Almak

Tedarik zinciri kısaldığında taşıma payı azalabilir. Bazı işletmeler bu yüzden bölgedeki çiftliklerden ya da adil ticaret yapan toptancılardan almayı seçer. Bu kısmen maliyet, kısmen de değer tercihidir. Ama küçük üreticinin fiyatı her zaman toptancının altında olmaz. Kararı faturaları yan yana koyarak verin, iyi niyetle değil.

Bir yan kazancı da var: malın nereden geldiğini misafire anlatabilirsiniz. Tabağın hikâyesini menü açıklamasına yazmak, reklam bütçesi harcamadan anlatacak bir şeyiniz olması demektir. Ürünün kaynağına önem veren misafir o satırı okur.

FineDine Maliyet Kontrolünde Nereye Oturur

Önce sınırını söyleyelim. FineDine stok sayımını, reçete maliyetini ve tedarikçi fiyatlarını sizin yerinize tutmaz. Köfte örneğindeki hesap sizin tablonuzda ya da stok yazılımınızda kalır.

FineDine'ı bu hesabın sonucunu uygularken kullanırsınız: yeni fiyatı menüye yansıtırken ve tabakların nasıl sattığını izlerken. Tedarikçi zammı reçete maliyetini yükselttiğinde yeni fiyatı Menu Manager'da girip yayınlarsınız, fiyat QR menüde görünür. Basılı menüyü yeniden bastırmanız gerekmez.

Hangi tabağın ne kadar sattığını Reports ekranında ve FineDine IQ'nun Menu Performance sekmesinde görürsünüz. Bunu reçete maliyetinizle yan yana koyunca maliyeti yüksek ama az satan tabak ortaya çıkar. FineDine IQ her sabah ciroyu ve sipariş sayısını kontrol eder. Olağan dışı bir düşüş olursa bunu anomali uyarısı olarak gösterir. Veriler saatlik güncellenir. Böylece satıştaki bir kırılmayı ay sonu raporunu beklemeden fark edersiniz. Satışın düştüğünü IQ söyler. Malın nereye gittiğini ise yine mutfaktaki sayım söyler.