Restoran Rezervasyon Yönetimi: Masa Süresi, Rezervasyonsuz Misafir ve Yoğun Geceler

Restoranda rezervasyonu yönetmek, her serviste yeniden verdiğiniz dört karar demektir. Masayı her rezervasyon için ne kadar tutacağınıza, oturan masa uzayıp sıradaki misafir kapıya geldiğinde ne yapacağınıza, salonun ne kadarını rezervasyonsuz gelenlere bırakacağınıza ve no-show'un en pahalıya geldiği tarihlerde defteri nasıl koruyacağınıza siz karar verirsiniz. Rezervasyon sistemi kayıtları tutar, bu dört karar sizde kalır. Karşılama bankosunda iki hafta boyunca tutulan bir sayım, kararların çoğunu kolaylaştırır.

Arkasında Rezervasyon Olan Masada Süreyi Uzun Tutun

Rezervasyon defteri çoğu restoranda aynı yerden bozulur. Sistem kurulurken tek bir oturma süresi girilir ve sonraki bütün rezervasyonlar o süreyle planlanır. İki kişilik masadaki çift, set menü yiyen sekiz kişilik grup, salı öğlesi ve cuma akşamının ikinci oturumu ekrana aynı rakamla yazılır. Saat dokuza geldiğinde ekrandaki plan bir akşamı, önünüzdeki salon başka bir akşamı gösterir.

Karar göründüğünden daha dardır. Masa süresi yalnız arkasında başka bir rezervasyon olan masada işe yarar. Böyle masalarda süreyi ortalamaya göre değil, o tür bir grubun makul olarak uzayabileceği en uzun süreye göre girin. Kısa tahminin bedelini oturttuğunuz misafir ödemez. Arkasındaki rezervasyon geç oturur, ondan sonraki daha da geç. Arkasında rezervasyon olmayan masada süre çok daha az önemlidir ve kaba bir varsayılan değer yeter.

Süreyi bütün salon için bir kez değil, grup türüne göre ayrı belirlemenin gerekçesi budur. Kalabalık gruplar, tadım menüleri ve geç oturumlar daha uzun süre için ilk adaylardır, çünkü bu masalarda yemeğin süresini kısaltmak en zordur.

Masa süresi kendi salonunuz için yaptığınız bir plandır, misafirle yapılmış bir anlaşma değildir. Düşünülerek girilmiş bir süre, iki rezervasyonun aynı masayı istediğini kapıda değil, servis öncesinde defteri okurken görmenizi sağlar.

Masa Boşalmadı, Sıradaki Misafir Kapıda

Dokuz numara kahvede. O masaya rezervasyonu olan misafirler karşılama bankosunda, montları hâlâ üzerlerinde. Önce oturan masanın yemeğin neresinde olduğuna bakın. Tabaklar toplanmış ve hesap masaya bırakılmışsa masa dakikalar içinde boşalır. Misafirler bir yemeğin ortasındaysa önlerinde en az bir servis daha var ve sizin seçenekleriniz de değişir. Kapıdakine söz vermeden önce masaya bakın.

Ardından deftere değil salona bakın. Gelen misafirlerin birkaç dakika içinde oturabileceği bir masa var mı, normalde vermek istemediğiniz masalar da dahil? Bulduğunuz masanın arkasında kendi rezervasyonu olup olmadığını ve saatini kontrol edin. Kapıdaki misafire gerçekte ne önerebileceğinizi o saat belirler. Bazı misafirler doğru masayı beklemektense daha az sevdikleri masaya hemen oturur, ama bunu ancak biri önerirse yaparlar.

Kapıdaki misafire doğru olanı söyleyin. Tutabileceğiniz bir bekleme süresi, üç kez tekrarlanan “birkaç dakika daha” sözünden daha çok işe yarar. Henüz bir süre veremiyorsanız neyi beklediğinizi anlatın: “Hesabı yeni aldılar, masayı şimdi topluyoruz.”

Kimin neye karar vereceğini, o kararın gerektiği akşamdan önce netleştirin. Karşılama görevlisi barda bir içecek, başka bir masa ve gerçek bir bekleme süresi önerebilir. Rezervasyonu başka masaya taşımak, masa süresini bozmak ya da beklemenin uzun olduğunu söyleyip misafire başka yerde yemesini önermek müdürün kararıdır. Üç cevap da para kaybettirir ve hangisini ödediğinizi birinin üstlenmesi gerekir.

Tabakları toplayabilir, hesabı getirebilir, kahveyi bara taşıyabilirsiniz. Hesabını ödeyen bir masadan kalkmasını isteyemezsiniz ve hiçbir rezervasyon sistemi bunu değiştirmez.

Rezervasyonsuz Misafir: Önce Masaları Seçin, Sonra İki Hafta Sayın

Rezervasyonsuz gelenlere ayırdığınız yeri salonun yüzdesi olarak değil, masa listesi olarak yönetmek daha kolaydır. Küçük masalar ve kapıya yakın olanlar çabuk oturtulup çabuk yeniden oturtulur. Bu masalar boş bırakıldığında çoğu zaman rezervasyona verildiğinden daha çok kazandırır. Altı kişilik masalarda durum genellikle tersidir. Kendi salonunuzda da böyle olup olmadığını sayarak öğrenirsiniz.

Karşılama bankosunda iki hafta boyunca, servisin her saati için iki sayı tutun. Birincisi, yer olmadığı için geri çevirdiğiniz rezervasyonsuz misafir sayısı. İkincisi, rezervasyonu olduğu hâlde bekleme payı dolana kadar boş kalan masa sayısı. İki haftalık sayım hangi yönde yanıldığınızı gösterir ve salı için büyük ihtimalle cumartesiden farklı bir sonuç verir. Rezervasyonsuz masa listesini sayımın gösterdiği yönde bir iki masa kaydırın ve yeniden sayın.

Kapıdaki kuyruk sizi defterden daha çok düşündürüyorsa, restoranda misafir bekleme süresini azaltma rehberimizde kimsenin ölçmediği beklemeden başlayabilirsiniz.

Geç Gelen Misafiri Ne Kadar Beklersiniz, No-Show'u Nasıl Sayarsınız

Rezervasyonlu bir masa bekleme payı dolduğu hâlde boşsa misafir ya gecikiyordur ya hiç gelmeyecektir. Karşılama bankosunda hangisi olduğunu bekleme payı bitene kadar bilemezsiniz. Arkasında başka rezervasyon olan masada geç gelen misafiri ne kadar bekleyeceğinizi önceden belirleyin ve bunu misafire kapıda değil, rezervasyon sırasında söyleyin. Arkasında rezervasyon olmayan masada daha uzun bekleyebilirsiniz.

Kapora ya da iptal politikası koymadan önce kaç no-show yaşadığınızı ve hangi servislerde yaşadığınızı öğrenin. Bu sayımı ve sayım elinize geçtikten sonra ne yapacağınızı restoranda no-show'u azaltma yazımızda bulabilirsiniz.

Saatte Kaç Rezervasyon Alacağınız Mutfağa Bağlı

Bütün bu kararların bir sınırı var ve o sınır salonda değil. Mutfak saat sekizde daha fazla kuver çıkaramıyorsa, rezervasyonsuz misafire daha çok masa açmak kuyruğu kapıdan mutfağa taşır ve içerideki adisyonların hepsi daha uzun bekler. Darboğazın salon olduğuna karar vermeden önce en yoğun gecelerinizde saatte gerçekten kaç kuver çıkardığınıza bakın. Bu rakam saatlik kuver tavanınızı gösterir. Bir saate kaç rezervasyon sığacağı ise ayrıca grupların kaç kişilik olduğuna ve misafirlerin hangi saatlere dağıldığına bağlıdır.

Sevgililer Günü, Noel, Bayram: Tarihi Belli Yoğun Geceler

Tarihi belli bir yoğunlukta defter günler öncesinden dolar ve yukarıdaki kararların birkaçı yön değiştirir.

Bütün salona tek bir oturma süresi girmek sıradan bir cuma akşamını bozar, ama bu gecelerde çoğu zaman işe yarar. Bütün masalar aynı set menüyü yediğinde yemeğin süresi alakart servise göre daha öngörülebilirdir, bu yüzden her oturum için tek bir sabit süre savunulabilir. Saatleri belli iki oturum, masa uzadığında verilecek kararı da rezervasyon anına çeker. İlk oturumdaki misafir masadan ne zaman kalkacağını, ikinci oturumun misafiri kapıya geldiğinde değil, rezervasyon yaparken öğrenir.

Mutfağın sınırı bu gecelerde her zamankinden önemlidir. Mutfağın her oturumda set menüden kaç kuver çıkarabileceğini sayın ve salonda daha çok sandalye olsa bile rezervasyonu o sayıda kesin. Ön sipariş aynı nedenle işe yarar: mutfak rakamlarını servis başlamadan bilir. Set menü ve ön sipariş kurulumunu restoranınızda Noel promosyonu kurma rehberimizde adım adım bulabilirsiniz.

Rezervasyonsuz masa listesini bu tarihler için cumartesiden devralmayın, ayrıca belirleyin. İnsanları geri çevirdiğiniz bir gecede no-show daha pahalıya gelir. Herhangi bir gece kapora almayı düşünüyorsanız, ilk bakacağınız geceler bunlardır.

FineDine Reservations Modülü Neyi Tutar, Neyi Size Bırakır

Bu kararlar yazılımda verilmez, ama kayıtları yazılımda durur. FineDine'da Reservations ayrı bir modüldür. Rezervasyon listesi, telefonla aldığınız rezervasyonlar için bir oluşturma ekranı ve ayarlar bu modülün içindedir. Online rezervasyon yapan misafirler kendi QR kodu olan bir rezervasyon sayfası kullanır. Bu QR kodu panelden indirip kapıya, fişe ya da web sitenize koyabilirsiniz.

Ayarlar bu rehberdeki kararlarla örtüşür. Ana sekmede otomatik ya da manuel onayı, misafirin online iptal edip edemeyeceğini ve alan seçip seçemeyeceğini belirlersiniz. Yoğun bir tarihte manuel onayı açmak mantıklıdır, çünkü o zaman her rezervasyonu salona bakan biri yerleştirir. Masa süresi ve kuver Time & Capacities sekmesinde girilir. Sürenin ne kadar ayrıntılı kırıldığını, gruba göre mi servise göre mi ayrıldığını o ekranda, defteri nasıl yönetmek istediğinizle karşılaştırarak kontrol edin. Form Options sekmesinde misafire rezervasyon sırasında ne soracağınızı belirlersiniz.

Pre-Payment tahsilat yapmaz, karttan provizyon alır. Tutar bloke edilir ve rezervasyonun durumu “arrived” (geldi) olarak değiştirildiğinde provizyon otomatik olarak iptal edilir. Bu da karşılama bankosuna bir iş bırakır. Provizyon ancak biri misafiri geldi olarak işaretlediğinde kalktığı için durumları servis boyunca güncel tutmanız gerekir.

Masalar ve salon planı ayrı bir kurulumdur. Settings içinde Operations altında durur ve teras, iç salon ya da üst kat gibi alanlara göre düzenlenir. Rezervasyonlar Reservations modülünde tutulur, salonun çizimi ise salon planındadır. Rezervasyon almaya başlamadan önce alanları doğru tanımlamak işinizi kolaylaştırır.

İki haftalık sayım için Reservation Report toplam, tamamlanan, iptal edilen ve no-show rezervasyon sayısını, ortalama misafir sayısını, tamamlanma oranını, günlük trendi, durum ve kaynak kırılımını ve en yoğun saatleri verir. Saatlik güncellenen AI Reports'un da kendi Reservations sekmesi var. Bu sekmeyi 7, 14, 28 ya da 90 günlük ya da sizin seçtiğiniz bir aralıkta okur, önceki dönemle karşılaştırırsınız. Geri çevirdiğiniz rezervasyonsuz misafirler bu kayıtların hiçbirinde yer almaz. Bu sayımın karşılama bankosunda kâğıt üzerinde kalmasının nedeni budur.

Izgaracının o gün gelmediğini ya da rüzgârlı bir akşam terasın kullanılamayacağını siz hesaba katarsınız. Oturan misafiri zamanında kaldıracak bir ekran da yoktur. Rezervasyon özellikleri ve aylık rezervasyon sınırları plana göre değişir. Güncel kapsamı FineDine'ın fiyatlandırma sayfasında bulabilirsiniz.