Restoran Rezervasyonlarını Nasıl Kolaylaştırabilirsiniz?

Telefon servisin tam ortasında çalıyor. Eline geçen ilk kağıda bir isim ve bir saat yazılıyor, iki saat sonra o masanın dört kişilik mi altı kişilik mi olduğunu kimse hatırlamıyor. Rezervasyonu kolaylaştırmak, her akşam yeniden verilen kararları bir kez vermekle başlıyor. Rezervasyon nereden gelirse gelsin aynı listeye düşecek, her kayıt masayı kurmaya yetecek bilgiyi taşıyacak, masanın ne kadar tutulacağı önceden belli olacak. Kapora, hatırlatma ve salon planı bu üç kararın üstüne biniyor. Liste dağınıkken hiçbiri işe yaramıyor.

Bir Rezervasyon Kaydında Ne Durmalı?

Kağıda yazılan rezervasyon çoğu zaman iki bilgi taşıyor: isim ve saat. Servis başladığında eksik kalan üçüncü bilgi kişi sayısı oluyor ve masa düzenini belirleyen de o.

Bir rezervasyon kaydının taşıması gereken bilgi kısa.

- Kişi sayısı olmadan masa hazırlanamıyor. Dört kişilik yazılıp altı kişi gelen bir rezervasyon yalnız o masayı değil, yanındaki masaları da bozuyor.
- Telefon numarası, geciken misafire ulaşmanın ve iptali erken öğrenmenin tek yolu.
- Misafirin notu servis öncesinde okunuyor: alerji, doğum günü pastası, bebek sandalyesi, tekerlekli sandalye erişimi. Bu alan boşsa aynı sorular masada tek tek yeniden soruluyor.
- Rezervasyonun hangi kanaldan geldiğini de yazın. Bu bilgi servis sırasında değil, bir ay sonra kayıtları okurken işinize yarıyor.

Kayıt bu kadarını taşıdığında rezervasyonu alan kişiyle salonu kuran kişinin aynı kişi olması gerekmiyor.

Rezervasyon Nereden Gelirse Gelsin Aynı Listeye Düşer

Bir akşamın rezervasyonları tek bir yerden gelmiyor. Telefon çalıyor, Instagram'dan mesaj düşüyor, biri kapıdan girip cumartesi akşamı için yer soruyor, Google işletme kaydınızdaki bağlantıdan ya da bir rezervasyon uygulamasından kayıt geliyor.

Kanalların çokluğu tek başına sorun değil. Sorun her kanalın kendi yerinde kalması. Mesajlar telefonda, telefonla gelenler defterde, uygulamadan gelenler başka bir panelde duruyor. Aynı saat için üç ayrı yerde üç ayrı kayıt varsa salonu kimse doğru kuramaz.

Misafir tarafında tablo nasıl görünüyor? Restoran arayan biri Google Haritalar'a, Instagram'a ya da Quandoo, OpenTable gibi bir rezervasyon uygulamasına bakıyor ve gördüğü yerden yazıyor. Hangi kanalı açacağınız sizin kararınız. Açtığınız her kanalın aynı listeye akması ise kurulum işi.

Pazaryeri uygulamaları görünürlük getiriyor ve çoğu bunun karşılığında ücret ya da komisyon alıyor. Kendi sayfanızdan ve Google kaydınızdan gelen rezervasyonda o maliyet yok. Bu iki yüzeyi düzeltmek isterseniz restoranlar için dijital görünürlük rehberimize göz atabilirsiniz.

Masayı Ne Kadar Süreyle Tutuyorsunuz?

Rezervasyon alırken en çok atlanan karar bu. Saat 20.00'ye iki kişi yazdığınızda o masa kaça kadar dolu sayılıyor?

Süre kısa tutulursa misafir hesabı istemeden kalkmaya zorlanıyor. Uzun tutulursa akşamın içinde bir devir kaybediyorsunuz. Doğru süre işletmeye göre değişiyor ve tahminle bulunmuyor. Birkaç temsili serviste aynı masaların oturma süresini ölçün, sonra ortancaya bakın. Çok uzayan birkaç masa ortalamayı yukarı çeker, tipik süreyi ortanca daha iyi gösterir.

Süre masa büyüklüğüne göre de ayrılıyor. İki kişilik bir masa ile sekiz kişilik bir grup aynı sürede kalkmıyor. Set menüyle çalıştığınız gecelerde süre daha öngörülebilir oluyor, çünkü mutfağın sırası önceden belli.

Bir de art arda gelen iki oturum arasına, masanın toplanıp yeniden kurulması için pay bırakın. Bu payı bırakmayan bir rezervasyon planı ilk gecikmede dağılıyor.

No-show, Hatırlatma ve Kapora

Gelmeyen rezervasyonun maliyeti iki katmanlı. Masa hem boş kalıyor hem de tutulduğu için o saatte kapıdan gelen misafire verilmemiş oluyor.

En ucuz önlem hatırlatma. Servisten önce gönderilen kısa bir mesaj ya da e-posta misafire iptal etme fırsatı veriyor, iptal edilen masa da yeniden satılabiliyor. İşi yapan şey, misafirin sizi aramak zorunda kalmadan iptal edebilmesi.

Kapora ve ön ödeme daha ağır bir araç. Kapasitenin tamamının satıldığı gecelerde (yılbaşı, 14 Şubat) ve kalabalık gruplarda karşılığı var. Günlük serviste her rezervasyondan kapora istemek rezervasyon sayısını düşürebilir ve bunu ancak ölçerek görürsünüz. Kapora uyguladığınız dönemde gelen rezervasyon adedini önceki dönemle karşılaştırın.

No-show oranınızı aşağı çekmek için deneyebileceğiniz yöntemleri restoranda no-show nasıl azaltılır rehberimizde bulabilirsiniz.

Rezervasyonu Masaya Bağlamak

Liste düzgün olsa bile servis başladığında bir soru kalıyor. Saat 20.00'deki dört kişi hangi masaya oturacak?

Salonu alanlara ayırmak bu kararı kolaylaştırıyor. Teras, iç salon, üst kat ve bar tarafı ayrı kapasiteler taşıyor ve rezervasyon alırken hangi alanın dolduğunu görmek gerekiyor. Misafir teras istediğini söylediyse o not masayla birlikte tutulmalı, yoksa akşam kapıda yeniden pazarlık konusu oluyor.

Masa eşleştirmesi kapasiteyle bitmiyor. İki kişilik masaları birleştirerek dört kişilik kuruyorsanız o iki masanın akşamın başında bloke edilmesi gerekiyor. Aksi hâlde hemen öncesinde giren iki kişilik bir grup, 20.00 rezervasyonunu bozuyor. Salonunuz küçük masalardan oluşuyorsa iki kişilik masalarda masa yönetimi rehberine bakabilirsiniz.

Listeyi kimin gördüğü de belirleyici. Rezervasyon defteri müdürün telefonundaysa kapıdaki kişi listeyi göremiyor ve misafir kendini baştan anlatmak zorunda kalıyor. Servis başlarken listenin salonda açık olması yeterli.

Bir Ay Sonra Rezervasyon Kayıtlarını Okumak

Bir ay boyunca düzgün tutulan kayıt, tahminle cevaplayamayacağınız soruları cevaplıyor.

Rezervasyon adedi ile kişi sayısını yan yana okuyun. Adet kaç rezervasyonun boşa düştüğünü söylüyor, kişi sayısı kaç kuver kaybettiğinizi. İkisi ayrı sorulara cevap verdiği için biri diğerinin yerini tutmuyor.

Kanal kırılımı ikinci sırada geliyor. Rezervasyonların ne kadarı telefondan, ne kadarı kendi sayfanızdan, ne kadarı uygulamalardan geliyor? Bir kanalın maliyetine karar vermeden önce bu oran gerekiyor.

Saat dağılımı da okunuyor. Hangi saatler kendiliğinden doluyor, hangi saatler boş kalıyor? Boş kalan saatler erken servis menüsü ya da kampanya gibi kararların yeri.

Dönemi temsili seçin. Hafta içi ve hafta sonu servislerini birlikte kapsayan bir aralık alın. Rezervasyon hacminiz düşükse veri toplama süresini uzatın, çünkü az sayıda kayıt üzerinden çıkan oran bir sonraki ay tutmuyor.

FineDine'da Rezervasyon Kurulumu

FineDine'da rezervasyonları OPERATE bölümündeki Reservations ekranından yönetiyorsunuz. Yeni rezervasyon oluşturma, gelen rezervasyonların listesi ve rezervasyon ayarları aynı yerde duruyor.

Salonu alanlara ayırmayı Settings > Operations > Tables altında yapıyorsunuz. Alan ekliyor (teras, iç salon, üst kat), masaları o alanlara yerleştiriyor ve masaları kat planı üzerinde görüyorsunuz. Rezervasyonun hangi masaya bağlanacağı bu kuruluma göre belirleniyor.

Masanın ne kadar tutulacağını Özel Yemek Süreleri (panelde Custom Dining Durations) belirliyor. Misafirin rezervasyon sırasında yazdığı istek Misafir Notları & Talepleri alanında kaydın üstünde duruyor, yani serviste ayrıca sorulmuyor. Online Rezervasyon & İptal ile misafir sizi aramadan iptal edebiliyor, e-posta bildirimleri de rezervasyon oluştuğunda ve değiştiğinde gidiyor.

Ön ödeme tahsilatı ve aylık rezervasyon adedi pakete göre değişiyor. Güncel kapsamı fiyatlandırma sayfasından kontrol edebilirsiniz.

Bir ay sonra okuyacağınız kayıt da panelde duruyor. Reports altındaki rezervasyon raporu geçmiş kayıtları veriyor, AI Reports'un Reservations sekmesi ise dönemleri karşılaştırmalı gösteriyor: 7, 14, 28 ve 90 günlük aralıklar ya da kendi seçtiğiniz tarihler.

Mevcut rezervasyon akışınız, salon düzeniniz ve yoğun saatleriniz üzerinden bunun nasıl kurulacağını görmek için FineDine demosu talep edebilirsiniz.