Restoran Rezervasyonlarını Nasıl Kolaylaştırabilirsiniz?

Telefon servisin ortasında çalıyor. İsim ve saat en yakındaki kâğıda yazılıyor. İki saat sonra o rezervasyonun dört kişi mi altı kişi mi olduğunu kimse hatırlamıyor. Rezervasyonu kolaylaştırmanın yolu, her akşam yeniden verdiğiniz üç kararı bir kez vermekten geçiyor. Birincisi, rezervasyon hangi kanaldan gelirse gelsin aynı listeye düşer. İkincisi, her kayıt masayı kimseyi geri aramadan kurmaya yetecek bilgiyi taşır. Üçüncüsü, masayı ne kadar tutacağınızı kulağa makul gelen bir rakamla değil, kendi salonunuzda ölçtüğünüz masa devriyle belirlersiniz. Kapora, hatırlatma mesajı ve rezervasyon uygulaması bu üç kararın üstüne kurulur. Defter üç ayrı yerde duruyorsa hiçbiri işe yaramaz.

Masayı Kurmak İçin Rezervasyon Kaydında Ne Olmalı?

Son aldığınız on rezervasyonu açın. Her birinin masasını kimseyi geri aramadan kurabilir miydiniz? Eksikler hemen görünür. "Beş kişi civarı" diye yazılmış bir kuver sayısı. Masaya gelecek kişinin değil, rezervasyonu yapanın numarası. Telefonu açanın aklında kalmış ama kayda hiç geçmemiş bir fındık alerjisi.

İş görecek bir kayıtta her seferinde aynı alanlar olur: servis sırasında ulaşabileceğiniz bir isim ve numara, rakamla yazılmış kuver sayısı, saat, masanın ne kadar tutulacağı, rezervasyonun hangi kanaldan geldiği ve misafirin kendiliğinden söylediği her ayrıntı.

En kolay kaybolan sonuncusu. Alerji, tekerlekli sandalye, mama sandalyesi, doğum günü pastası, kapıdan uzak masa isteği. Misafir bunları söylediğini hatırlar. Telefonu açan kişi kayda geçirmediyse kapıda karşılayan kişi bunlardan habersiz kalır.

Kuver sayısıyla tutma süresinin ayrı bir işi var, çünkü ikisi birlikte doluluğu gösterir. Defterde on iki rezervasyon olması tek başına bir şey söylemez. Dört saatlik servise yayılmış on iki tane iki kişilik masa bir akşamdır, aynı doksan dakikaya sıkışmış on iki tane altı kişilik grup bambaşka bir akşam.

Bütün Kanallar Tek Listeye Yazmalı

Telefon, Instagram, WhatsApp, kapıdan giren misafir, rezervasyon platformu, kendi sitenizdeki buton. Bir hafta boyunca rezervasyonların nereden geldiğini not ederseniz liste büyük ihtimalle tahmin ettiğinizden uzun çıkar. Her kanal farklı miktarda bilgiyle geliyor ve ekibe farklı miktarda iş bırakıyor.

Karar vermesi en zor olanı rezervasyon platformu. Orada listelenmek, sizi adınızla aramayan misafire ulaşmanızı sağlar. Bedeli, ilişkinin başkasının platformunda başlaması. İletişim bilgisini platform tutar, onayı platform gönderir, misafirin bundan sonra ne göreceğine de platform karar verir. Aynı hesabı paket servis için zaten yapıyorsanız, restoranlarda çevrimiçi sipariş rehberimizde aynı kararın o kanaldaki hâlini okuyabilirsiniz.

Otelde yiyecek-içecek işletiyorsanız iki kapınız daha var: resepsiyon ve zaten binada kalan misafir. Bunların birbirine nasıl bağlandığını oteller için QR menü kurulumu yazımızda bulabilirsiniz.

Kanal karışımınız ne olursa olsun şart değişmiyor. Servis sırasında gerçekten cevap verebildiğiniz kanalları açık tutun ve hepsini tek listeye bağlayın. Çifte rezervasyon çoğu zaman ikinci bir listenin açıldığı gün başlar.

Restoranınız İçin Rezervasyon Sistemi Seçmek

"Hangi rezervasyon sistemi en iyisi" sorusunun tek cevabı yok, çünkü sistemler farklı sorunları çözüyor. Rezervasyon platformu keşif için kurulmuş. Misafir orada dolaşıyor ve sizin masanız pek çok ilandan biri. Kendi sitenize, menünüze ve sipariş akışınıza bağlı bir sistem ise sizi zaten adınızla bilen misafir için. İkisini birlikte kullanmak mümkün. Asıl soru, ikisinin sonunda tek defterde mi iki defterde mi durduğu.

Demoda şu soruları en yoğun cumartesi akşamınızı düşünerek sorun. Telefonla gelen rezervasyonu ve kapıdan giren misafiri, kapıda kim duruyorsa o, online gelenlerle aynı listeye girebiliyor mu? Misafiri oturtan kişi saatin yanında durumu da görüyor mu, hem de servis sırasında elinde taşıdığı cihazda? Alerji notu yalnız o rezervasyona bağlı kalabiliyor mu? Masa tutma süresini kendiniz ayarlayabiliyor musunuz? Ayarlayabiliyorsanız hangi düzeyde: bütün defter için tek süre mi, servise ya da kuver sayısına göre farklı süreler mi? Yemek bittikten sonra misafirin iletişim bilgisi kimde kalıyor?

Sonuncusu kolay atlanıyor. Oysa bir sonraki hatırlatmanın, teklifin ve geri bildirim isteğinin sizden mi platformdan mı gideceği ona bağlı.

Masalarınızın gerçekte ne kadar sürdüğünü ise hiçbir sistem size söyleyemez. O rakam sizin salonunuzdan çıkar.

Masayı Ne Kadar Tutacağınızı Ölçerek Belirleyin

Tutma süresi defterin varsayılan ayarıyla gelir. Doksan dakika gibi yuvarlak bir rakam, kendi masa devrinizle karşılaştırana kadar tahmin olarak kalır.

1. Her masa için misafirin oturduğu saati ve masanın toplanıp bir sonraki misafire hazır olduğu saati yazın.
2. Yanına kuver sayısını ve hangi servis olduğunu not edin.
3. Hafta sonunda süreleri kuver sayısına göre gruplayın ve her grubun ortanca değerine bakın.

Ortalama yerine ortancaya bakın. Üç saat oturan birkaç masa ortalamayı yukarı çeker. O ortalamaya göre koyduğunuz süre de neredeyse hiçbir masaya uymaz.

O haftanın verisi iki şeyi daha gösterir. Öğlenin iki kişilik masasıyla cumartesi akşamının kalabalık grubu aynı sürede kalkmıyorsa bütün defter için tek süre işe yaramaz. Bir uçta sandalyeler boş bekler, öbür uçta misafiri acele ettirirsiniz. Ayrıca iki rezervasyon arasındaki boşluk da iş: toplamak, silmek, masayı yeniden kurmak, misafiri oturtmak. Defter arada hiç pay bırakmadan art arda dolduysa on beş dakika geç gelen tek bir grup akşamın geri kalanını kaydırır.

Bu ayarın bir sınırı var. Mutfak tam kapasitede yetişemiyorsa süreyi kısaltmak bir şey çözmez. Bekleyiş yalnızca yer değiştirir: misafir masaya daha erken oturur, sonra tabağını bekler.

Masa Uzadı, Sıradaki Rezervasyon Kapıda Bekliyor

Saat 20.30. Altı numaradaki dört kişilik masa on dakika önce tatlı söyledi. 20.30'un dört kişilik grubu montlarıyla kapıda bekliyor. Bu anda elinizdeki her seçeneğin bir bedeli var ve hangisini ödediğinizi bilerek seçmek işi kolaylaştırır.

En ucuzu, içinde rakam olan bir dürüstlük. "Masanız tatlıda, sizi yirmi dakika içinde oturtuyoruz" hem kontrol edebileceğiniz hem tutabileceğiniz bir söz. İkinci kez duyulan "birkaç dakika" ise kısa bir bekleyişi şikâyete çevirebilir.

Defterde görünüyorsa grubu doğru büyüklükte başka bir boş masaya alabilirsiniz. Ama daha sonra rezervasyonu olan büyük bir masayı vermek sorunu yalnızca 21.15'e taşır. O masaya kimseyi oturtmadan önce arkasından hangi rezervasyonun geldiğine bakın.

Barınız ya da ayakta rahat durulacak bir köşeniz varsa grubu bir içecekle oraya alın. Boşa geçecek bekleme böylece akşamın bir parçası olur. İçeceğin ikram olup olmayacağına karşınızdaki misafire ve gecikmenin büyüklüğüne bakıp karar verirsiniz.

Uzayan masaya adisyonu götürmek tartışmalı bir hamle. Bazı misafirler bunu olağan bir işaret sayar, bazıları kalkmaya zorlanmış gibi hatırlar. Masanın hangisi olduğunu çoğu zaman o masaya bakan garson bilir.

Kalıcı düzeltme kayıttan çıkar. Bu durum her yaşandığında masayı, saat dilimini ve kuver sayısını yazın. Aynı saatte aynı büyüklükteki grup sürekli uzuyorsa ya o grup için koyduğunuz süre kısa ya da arkasında pay yok. Bu notlar ölçüm haftasının verisine eklenir.

Gelmeyen Misafir: Önce Onay, Sonra Kapora

Gelmeyen misafir (no-show) için ilk çözümler en sıradan olanlar. Rezervasyon alındığında giden bir onay. Servisten önce saati ve kuver sayısını tekrar eden bir hatırlatma, böylece yanlış yazılmış bir bilgi hâlâ düzeltilebilecekken ortaya çıkar. Tek dokunuşla yapılan bir iptal.

Sonuncusu, masaları sayana kadar ters görünür. Kolayca iptal edebilen misafir size hâlâ satabileceğiniz bir masayı geri verir. İptal etmek en yoğun saatinizde telefon açmak demekse o masaların bir kısmı size gelmeyen rezervasyon olarak döner.

Kapora ve kartla masa tutma daha ağır araçlar. Boş masanın en pahalıya patladığı yerlerde anlam kazanırlar: kalabalık gruplar, tadım menüleri, hafta sonunun en yoğun saatleri, resmî tatiller. Bütün deftere uygulamadan önce bugünkü rezervasyon adedinizi ve gelmeme oranınızı yazın. Kaporayı önce tek bir saat diliminde ya da tek bir grup büyüklüğünde açın. Sonra aynı iki rakamı hem sakin hem yoğun geceleri kapsayan bir dönem boyunca karşılaştırın. Kapora yalnız kimin geldiğini değil, kimin rezervasyon yaptığını da değiştirebilir. Bu etkinin büyüklüğü bir mahalle bistrosunda ve insanların uzaktan gelip bulduğu bir restoranda aynı olmaz.

Kapıda Rezervasyonun El Değiştirmesi

Rezervasyon, kapıdaki biri onu dolu bir masaya çevirene kadar bir kayıttan ibaret. Ayrıntılar bu el değiştirmede kaybolur, çünkü kapıdaki kişi çoğu zaman o telefonu açan kişi değildir.

Servis boyunca defter salonu yöneten kişinin gözünün önünde durmalı. Saatin yanında durumu da göstermeli: rezerve, geldi, oturdu, gecikiyor. Yalnız saat gösteren bir liste, 20.40'ta hâlâ kapıdan girmemiş 20.30 grubu hakkında size hiçbir şey söylemez.

Alerji notunun mutfağa da ulaşması gerekir. Karşılamada kalan bir not ya tabak mutfaktan çıkmak üzereyken fark edilir ya da hiç fark edilmez.

Grup oturduktan sonra rezervasyonun işi biter, servis başlar. Misafirleriniz masada telefonlarından sipariş verip hesap ödüyorsa, QR ödemenin servis sırasında neyi değiştirdiğini ayrıca okuyabilirsiniz.

Bir Ay Sonra Hangi Rakamlara Bakmalı?

Bir aydan kısa bir süreye bakıp hüküm vermeyin. Aralık birkaç hafta içi ve hafta sonu servisini kapsasın. Rezervasyon hacminiz düşükse veriyi daha uzun toplayın.

• Alınan rezervasyon adedi, kanallarınızın ne kadar talep yakaladığını gösterir.
• Rezerve kuver, yani önceden ayrılan sandalye sayısı, salonun ne kadarının dolacağını söyler.
• Gelmeme oranını kanala ve saat dilimine ayırın. Kaybın nerede toplandığını bu ayrım gösterir. Ay geneline bakınca katlanılabilir görünen bir oranın neredeyse tamamı tek bir servisten geliyor olabilir.
• Misafirin ne kadar önceden yer ayırttığı, defteri ne kadar ileriye açacağınızı ve hatırlatmanın hangi noktaya kadar işe yarayabileceğini gösterir.

Rezervasyon adedi ile kuver ayrı sorulara cevap verir. Yalnız ilkine bakarsanız, altı kişilik gruplara göre kurulmuş bir salonu yirmi tane iki kişilik rezervasyonun doldurduğu cumartesiyi kaçırırsınız.

FineDine'da Rezervasyon Akışı

FineDine'da Reservations, Operate altında Orders'ın yanında duruyor. Rezervasyonu burada oluşturuyor, listeyi burada görüyor, rezervasyon ayarlarını da burada değiştiriyorsunuz. Telefonla aldığınız rezervasyonu buradan girersiniz. Fiyatlandırma sayfası online rezervasyon ve iptali de rezervasyon özellikleri arasında sayıyor. Kurulumda bir deneme rezervasyonu yapıp listeye nasıl düştüğüne bakın.

Masalar bir adım ötede, Settings > Operations > Tables altında. Salonu teras ya da üst kat gibi alanlara orada ayırıyor, kat planını kuruyor ve her masanın QR kodunu indiriyorsunuz. Masada QR ile sipariş de aynı masalar üzerinden çalışıyor. Kat planı ile rezervasyon listesi ayrı ekranlarda. Kurulumu ikisini yan yana açarak yapın.

Ölçüm haftasının karşılığını masa tutma süresinde alırsınız. Custom Dining Durations rezervasyon özellikleri arasında geçiyor. Sürenin ne kadar ayrıntılı girilebildiğini, yani defter için tek süre mi yoksa kuver sayısına göre farklı süreler mi tanımlanabildiğini, planınızı buna göre kurmadan önce rezervasyon ayarlarından kontrol edin.

Misafir notları için Guest Notes & Requests, e-posta bildirimleri de ayrı bir kalem olarak aynı listede yer alıyor. Alerji notunun karşılamadan mutfağa geçmesi ise hangi yazılımı kullanırsanız kullanın ekibinizin rutinine kalıyor.

Kapora için özelliğin adı Pre-Payment Collection. Hangi planlarda olduğunu ve her planın ayda kaç rezervasyon kapsadığını fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz. Ekibe bir kapora politikası duyurmadan önce oraya bakın.

Rezervasyon rakamları iki yerde çıkıyor: Reports altındaki Reservation Report ve FineDine IQ'daki Reservations sekmesi. IQ'da bir dönemi bir öncekiyle karşılaştırabiliyorsunuz. Gelmeme oranını kanala ve saat dilimine ayırmak için ikisine de güvenmeden önce, kendi bir aylık verinizle açıp hangi kırılımları verdiklerine bakın.

Yoğun bir cumartesi 20.00'de sekiz kişilik grubu alıp almayacağınıza bunların hiçbiri karar vermez. O karar salonda verilir. Bu parçaların sizin kayıt alanlarınıza, en yoğun servislerinize ve bugün rezervasyon aldığınız kanallara nasıl oturduğunu görmek için FineDine demosu talep edebilirsiniz.