Restoranınızın İnsan Kaynakları Müdürüne İhtiyacı Var mı?

Serviste bir kişi eksik kaldığında açık aynı akşam görünür. İlan vermek, evrak toplamak, çizelge çıkarmak, bordro hazırlamak başka türlü işlerdir. Onlar kapanıştan sonraya birikir. İnsan kaynakları sorusu çoğu işletmede tam orada doğar: bu işler bir şekilde yapılıyor, sahibi belli değil. Tek şubeli bir restoranda genellikle ayrı bir departman kurmak gerekmez. Gereken, işi adıyla üstlenen bir kişidir. O kişinin yükünün bir kısmını yazılım alır. Gerisi insanda kalır.

İK Sorusu Ne Zaman Gerçekten Ortaya Çıkar

Bir restoranda insan kaynakları yedi ayrı iş demek: ilan ve mülakat, işe giriş evrakları, oryantasyon, vardiya çizelgesi, izin ve devamsızlık takibi, bordro, eğitim. Yedisi de servis saatinin dışına düşer.

Sorunun işe yarayan hâli şu: bu yedi işin kaçı bugün tek bir kişinin üstünde ve o kişi aynı anda salonu da mı yönetiyor? Mülakatı iki servis arasına sıkıştıran bir müdür genelde ikisine de tam vakit ayıramaz. Personel sirkülasyonunun yüksek olduğu yerlerde yük kendini büyütür. Ayrılan her kişi, yerine yenisini bulma işini aynı listeye ekler.

İşin Sahibinin Adını Koymak

Yeme-içme işletmelerinin çoğunda ayrı bir İK departmanı kuracak hacim yok. Asıl mesele işin sahibinin belli olması. Sorumlusu adıyla konmamış bir iş, servis bitince genelde kimsenin defterinde durmaz.

Bu yük çoğu zaman restoran müdürüne biner. Devretmeden önce bir restoran müdürünün gününün nasıl geçtiğine bakın. Salon, tedarik ve kasa zaten oradaysa işe alımın da üstüne binmesi gerçekçi olmaz. İşi yeni birine verecekseniz ilanda ne yazacağınıza karar vermek kararın kendisini de netleştirir. İlan, aradığınız kişinin salonu mu çevireceğini yoksa personel işlerini mi toplayacağını yazmaya zorlar.

Yedi İşin Cinsi Birbirinden Ayrı

Bordro mevzuat işidir. Vardiya karar işidir. Oryantasyon bilgi işidir. Restoran yazılımı bu yediden oryantasyona dokunur, bir de kararın dayanağı olan veriye.

En görünür kazanç yeni gelen kişinin sorduğu sorularda çıkar. Menü tek kayıtta ve güncelse fiyat, porsiyon, alerjen bilgisi ve hangi ürünün ne zaman satışta olduğu her yeni personele baştan anlatılmaz. FineDine panelinde öğe kartı bunları ayrı sekmelerde tutuyor: fiyat varyantları, besin ve alerjen alanları, gün ve saat bazlı görünürlük. Salondaki kişi de aynı menüyü kendi telefonundan açıyor. Oryantasyonun en çok tekrar eden kısmı böylece kısalır. Geriye tarif, öneri ve servis usulü gibi anlatılması gereken kısım kalır.

Hangi aracın hangi işi çözdüğünü baştan ayırmak isterseniz restoran yönetim araçlarında neyi alıp neyi geçeceğinizi ayrıca yazdık.

Vardiya Çizelgesi Kimde Kalıyor

Çizelge her hafta tekrar ettiği için ilk akla yazılım gelir. FineDine'da çizelge kuran bir ekran yok. Panelde Settings altındaki Operations bölümünde Staff sekmesi personel ve rol yönetimini tutuyor. Kimin hangi ekrana gireceği orada tanımlanıyor.

Planı çıkaran kişinin ihtiyaç duyduğu veri panelde duruyor. AI Reports saatlik güncelleniyor. 7, 14, 28 ve 90 günlük aralıkları karşılaştırmalı açıyor. Sekmeleri arasında Timing ve Real-time da var. Cumartesiye kaç kişi yazacağınızı tartışırken geçen cumartesinin bir önceki aydaki hâline bakabilirsiniz.

Çizelgeyi kuran kişi böylece bir rakamla başlar. Kararı yine o verir.

Ekip Hakkında Elinizde Olan Veri

Ekibin nasıl çalıştığını en iyi siz görürsünüz. Gördüğünüz kadarı servis saatinde durduğunuz yerle sınırlı kalır. Misafir geri bildirimi bu boşluğun bir kısmını doldurur. Panelde Feedbacks anketi ve öğe bazında puan-yorum akışı ayrı çalışıyor. Misafir menüdeki bir ürüne doğrudan yorum bırakabiliyor. AI Reports tarafında anomali uyarısı var: gelir, sipariş, ortalama adisyon, dönüşüm ve oturum sayısında sapma olduğunda haber veriyor.

Elinize bir tarih ve bir eğri geçer: puan hangi hafta düştü, hangi üründe düştü. Sebebi orada yazmaz. Onu bulmak için ekiple konuşmak gerekir. O konuşmanın sorularını hazırlarken restoran anket sorularından yararlanabilirsiniz.

Küçük İşletmede Karar Nasıl Verilir

Karar iki soruya iner. Birincisi: yedi işin kaçı yazılı bir yerde duruyor, kaçı yalnız sizin aklınızda? İkincisi: ayrılan bir kişinin yerine yenisini bulmak kaç gün sürüyor ve o günlerde açığı kim kapatıyor?

İkisinin cevabı da sizi rahatsız ediyorsa tam zamanlı bir İK'dan önce denenecek bir ara basamak var. Bordroyu ve mevzuatı dışarıya verin, bir muhasebeciye ya da danışmana. İşe alımı ve oryantasyonu içeride tek kişiye bağlayın. Menü, fiyat ve rapor gibi herkesin ihtiyaç duyduğu bilgiyi tek ekrandan görülen bir yere taşıyın.

İkinci şubede bu sıralama bozulur. Menü ve raporlar tek yerden yönetilmeye devam eder. İşe alım ve oryantasyon ikiye katlanır. İK'yı adıyla birine vermeyi geciktirmemek gereken yer burasıdır.